ルールのおすすめ設定

outlooklab Best Practices for Outlook 2007

この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Rules」を参考にしています。

メッセージを効率的に処理するためには、受信トレイから不必要なメッセージの量を減らし、重要なメッセージを見つけやすくする必要があります。これを実現するには、ルールをうまく活用して重要ではないメッセージを別のフォルダに移動し、受信トレイには読まなければならないメッセージだけを残すようにすると良いでしょう。

以下のようなルールがお勧めのものです。ルールは一覧表示の上から順次適用されていきますので、ルールを作成した後にこの順序で適用されるように並び替えを行います。作成方法の詳細は後述します。

  1. 会議出席依頼の応答メッセージ: 会議出席依頼の応答メッセージが単に出欠のみを示すものであり、本文にコメントが無い場合には削除します。出欠の返信状況については会議のアイテムの [履歴管理] で確認できます。
  2. 自分宛のメッセージ: メッセージの宛先や Cc に自分のアドレスが含まれていた場合にはルールの実行を中断し、たとえその宛先が配布リストだったとしても、配布リスト用のフォルダには移動しないようにします。
  3. 会議出席依頼: 会議出席依頼についてもルールの実行を中断し、宛先が配布リストだったとしても受信トレイに残るようにします。
  4. 送信メッセージの遅延配信: メッセージを送信する際、1 分以上送信トレイに保持されてから送信するようにします。これによって、誤送信などを回避できる可能性が高くなります。なお、この設定を行う場合は PC をスリープ状態などにする前に送信トレイをチェックし、送信されていないメッセージが無いかを確認する必要があります。
  5. 配布リスト: 配布リスト宛のメッセージは、配布リストごとのフォルダに移動します。目的が似通っている配布リストについてはひとつのルールにまとめてフォルダに移動してもかまいません。なお、特定の配布リストのメッセージについてすべて目を通す必要がある場合や、読まなければならないというキーワード (「必読」など) が含まれているようなメッセージは受信トレイに残す必要があります。

以下は、それぞれのルールの作成手順です。

会議出席依頼の応答メッセージ

  1. [ツール]-[仕分けルールと通知] をクリックします。
  2. [新しい仕分けルール] をクリックします。
  3. [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. ステップ 1 で [フォームが (フォーム名) の場合] をオンにします。
  5. ステップ 2 で [(フォーム名)] をクリックし、ドロップダウンで [アプリケーション フォーム] を選択してから [会議出席依頼 – 仮承諾] と [会議出席依頼 – 承諾] を [追加] で選択されたフォームに追加し、[閉じる] をクリックします。
  6. [次へ] をクリックします。
  7. ステップ 1 で [削除する] をオンにし、[次へ] をクリックします。
  8. ステップ 1 で [本文に特定の文字が含まれる場合を除く] をオンにします。
  9. ステップ 2 で [特定の文字] をクリックし、[本文に含まれる文字] で半角スペースをひとつ入力して [OK] をクリックします。
  10. [完了] をクリックします。

自分宛のメッセージ

  1. [ツール]-[仕分けルールと通知] をクリックします。
  2. [新しい仕分けルール] をクリックします。
  3. [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. ステップ 1 で [[宛先] または [CC] に自分の名前がある場合] をオンにし、[次へ] をクリックします。
  5. ステップ 1 で [仕分けルールの処理を中止する] をオンにし、[完了] をクリックします。

会議出席依頼

  1. [ツール]-[仕分けルールと通知] をクリックします。
  2. [新しい仕分けルール] をクリックします。
  3. [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. ステップ 1 で [会議出席依頼または会議の更新である場合] をオンにし、[次へ] をクリックします。
  5. ステップ 1 で [仕分けルールの処理を中止する] をオンにし、[完了] をクリックします。

送信メッセージの遅延配信

  1. [ツール]-[仕分けルールと通知] をクリックします。
  2. [新しい仕分けルール] をクリックします。
  3. [送信メール用に独自の仕分けルールを作成する] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. [次へ] をクリックします。
  5. すべての送信メッセージに適用されるという警告ダイアログで [はい] をクリックします。
  6. ステップ 1 で [指定した時間 分後に配信する] をオンにします。
  7. ステップ 2 で [指定した時間] をクリックし、時間を指定して [OK] をクリックします。
  8. [次へ] をクリックします。
  9. ステップ 1 で [重要度が (重要度) の場合を除く] をオンにします。
  10. ステップ 2 で [(重要度)] をクリックし、ドロップダウンで [高] を選択して [OK] をクリックします。
  11. [次へ] をクリックします。
  12. 仕分けルールの名前に "送信メッセージの遅延配信" と入力し、[完了] をクリックします。
  13. クライアント ルールの警告ダイアログで [はい] をクリックします。

配布リスト

  1. [ツール]-[仕分けルールと通知] をクリックします。
  2. [新しい仕分けルール] をクリックします。
  3. [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. ステップ 1 で [[宛先] または [CC] が 名前/配布リスト の場合] をオンにします。
  5. ステップ 2 で [名前/配布リスト] をクリックし、配布リストを追加して [OK] をクリックします。
  6. [次へ] をクリックします。
  7. ステップ 1 で [指定 フォルダへ移動する] と [仕分けルールの処理を中止する] をオンにします。
  8. ステップ 2 で [指定] をクリックし、配布リスト用のフォルダを指定して [OK] をクリックします。配布リスト用のフォルダを作成する前であれば、[新規作成] をクリックしてここでフォルダを作成することもできます。
  9. [次へ] をクリックします。
  10. ステップ 1 で [[宛先] または [CC] に自分の名前がある場合を除く] と [[件名] か本文に特定の文字が含まれる場合を除く] をオンにします。
  11. ステップ 2 で [特定の文字] をクリックし、「必読」や自分以外が対応しないような話題のキーワードを入力して [OK] をクリックします。
  12. [完了] をクリックします。
  13. 配布リストごとに 2. から 12. までを繰り返します。

 

上記のすべてのルールが設定し終わった後、ルールの一覧が以下のように表示されるように並べ替えます。

‘会議出席依頼 – 仮承諾’ か ‘会議出席依頼 – 承諾’
[宛先] または [CC] に自分の名前がある場合
会議出席依頼または会議の更新である場合
送信メッセージの遅延配信 (クライアント ルール)
配布リスト名1
(以下、配布リストのフォルダの数だけ繰り返し)

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