Outlook における予定表のベストプラクティス

Outlook のヘルプページに「Best practices when using the Outlook Calendar」という項目が新しく追加されました。

このページはまだ英語版しかありませんが、特に Exchange 環境で予定表を使う場合に重要な点がいくつかありますので、内容をご紹介します。

 

はじめに: Outlook 2007 の SP3 以降で予定表の機能が大幅に改善されているので、Outlook 2007 SP3 以降を使用することを推奨します。
それ以前の Outlook を使用している場合には以下の記事の注意を参考にしてください。

タイトル: Outlook 会議出席依頼を使用するときの注意事項

会議出席依頼の転送について

Outlook 2007 を使用している場合は会議出席依頼を転送するのではなく、主催者に出席者の追加を依頼しましょう。転送すると会議の消失や不整合を招きます。Outlook 2010 以降の場合は転送すると転送通知が開催者に送信されるので、転送も可能です。開催者が転送通知を受け取ると、会議出席依頼の更新を送信する場合に転送された出席者も含まれるようになります。

Exchange サーバーのユーザーの場合:

Exchange Server 2007 以降ではカレンダー アテンダントの起動により会議出席依頼の転送が通知されますので、サーバーが 2007 以降でカレンダー アテンダントが有効なら転送も可能です。
開催者と異なる Exchange 組織の出席者は、以下のすべての条件を満たさない限り転送すべきではありません。

  • 出席者が Outlook 2010 以降を使用している。
  • 出席者側の Exchange 管理者が会議出席依頼の転送通知をリモート ドメインに送信可能としている。
  • 開催者が Outlook を使用している。

出席者が Exchange 組織ではない場合、以下のすべての条件を満たさない限り転送すべきではありません。

  • 出席者が Outlook 2010 以降を使用している。
  • 開催者が Outlook を使用している。

注意: 代理人は会議出席依頼の転送通知は受け取りません。

会議出席依頼と取消の処理について

会議出席依頼を受信トレイから削除するという操作は可能ですが、承諾または辞退を明示的におこないましょう。
また、会議の取り消し通知についても、「予定表から削除」により明示的に削除すべきです。
予定表から会議の承諾や辞退の操作は避けたほうが良いでしょう。

Exchange サーバーのユーザーの場合:

Exchange Server 2010 では予定表修復アテンダント (CRA) を管理者が有効にできます。
CRA が有効な場合、会議出席依頼や取り消しを適切に行わないと、CRA により会議が再作成されることがあります。

 

繰り返しの会議の処理について

繰り返しの終了日を設定し、回数を制限する

Outlook では繰り返しの会議が簡単に作成できますが、以下が推奨されています。

  1. 常に繰り返しの終了日を設定する
  2. 繰り返す回数を一定の数に制限する

繰り返しの会議では、時間や場所の変更や出席者の増減などが行われる可能性が高く、これらの変更は例外情報としてアイテムに保存されます。
しかし、例外情報が多くなると管理が困難となり、予期しない動作の原因となります。
可能な限り終了日を設定し、その際には開催される回数も考慮してください。
例えば、週 2 回の繰り返しの会議を 1 年間で設定する場合、月 1 回繰り返しの会議より 90 回以上回数が多くなります。

 

元の繰り返しの終了日より前に繰り返しの会議を終わらせる場合

繰り返しの会議の終了日よりも前にその会議の開催が不要となった場合、その会議をすべて取り消すのではなく、終了日を再設定すべきです。
もし、繰り返しの会議を全体で取り消してしまったばあい、過去に会議があったということがわからなくなってしまいます。

開催者の変更について

Outlook では会議の開催者を変更する方法は用意されていません。
そのため、繰り返しの会議の開催者を変更するには、まず元の開催者で繰り返しの終了日を設定して更新を送信します。
そして、新しい会議の開催者から、変更後の繰り返しの会議出席依頼を送信します。

 

繰り返しの会議出席依頼に添付ファイルはつけない

繰り返しの会議出席依頼に添付ファイルを付けると管理が複雑となります。
前述の通り、例外情報は元のアイテムにて追加されますが、繰り返しの会議に例外が発生すると、その例外情報にも元の添付ファイルが付与され、データ量が増えることになります。
また、例外に添付ファイルが追加されても、その情報はほかの予定には反映されません。
もし、会議の出席者にファイルを配布する必要がある場合は、そのファイルは SharePoint や SkyDrive に保存し、会議出席依頼にはそのリンクのみを記載します。

会議の詳細の不整合を防ぐ

会議の日時や場所、出席者などを変更して保存した場合、Outlook は更新を送信するか、変更をキャンセルするかの2択しか表示しません。
この仕様はすべての出席者の間で会議の不整合が生じないようにするためのものです。
しかし、会議の詳細フィールドについては重要な変更とは位置づけられていないため、詳細を変更しても変更通知を送信せずに保存することができます。

重要: 詳細に個人的なメモを残していた場合、変更通知を送信する際にその情報が変更通知とともに送信されます。そのため、出席者に公開されたくない情報は詳細ではなく別の場所に保存する必要があります。
会議の出席者も予定表の会議に詳細を追加することが可能ですが、変更通知を受け取って承諾するとその変更は失われます。

会議のコピーについて

Outlook は会議をコピーした場合には元の会議とコピーした会議のリンクが失われます。
これにより、不整合が生じることを防ぐことができます。
また、新しいバージョンの Outlook ではコピーを行うと件名に「コピー:」が付与されるため、その予定がコピーされたものであることを認識できます。
しかし、会議のコピーは想定外の結果をもたらす場合があるため、避けるべきです。
これはほかのユーザーの予定表からのコピーや自分自身のほかの予定表フォルダーからのコピーにも当てはまります。
「更新を送信」の機能を維持したまま予定をほかのフォルダーに移動する方法については http://support.microsoft.com/kb/2167170 を参照してください。

予定表にアクセスするデバイスの管理について

予定表にアクセスするデバイスについては、すべてが最新の更新を適用済みであることを確認しておく必要があります。
一部のデバイス、例えばWindows Phone や Windows RT、Apple の iOS、Android、Research In Motion の BlackBerry などは Exchange サーバーのメールボックスの予定表フォルダーとそれ自身の予定表の同期をとるようなものがあります。
これらのデバイスとの互換性に関する既知の問題については以下のマイクロソフト技術情報を参照してください。

2563324 Microsoft Exchange ActiveSync およびサードパーティのデバイスに関する現在の問題

注意: 複数の Outlook クライアントやデバイスで一つのアイテムを同時に変更した場合、競合が発生することがあります。これを回避するには複数のデバイスで短期間に同じアイテムの変更を行わないようにする必要があります。

 

Outlook と統合されたアドインの管理について

Outlook のアドインによっては、ユーザーの編集とアドインによる編集が同時に発生する場合があり、これが競合をもたらすことがあります。
これを回避するにはアドインを常に最新の状態にしておく必要があります。
また、不要なアドインはアンインストールまたは無効にしておくべきでしょう。

 

Microsoft Exchange ユーザーへの推奨事項について

代理人のシナリオについて

代理人の機能を使う場合は、可能な限りキャッシュ モードで使用すべきです。
最新のバージョンの Outlook や Entourage、Outlook for Mac では、代理人機能についての数多くの改善がされています。
詳細については以下のマイクロソフト技術情報を参照してください。

 924470 複数のバージョンの Microsoft Outlook と Entourage で代理機能を outlook

 

代理人の数の制限

Outlook は代理人の数について制限を設けていません。しかし、「編集者」権限を持つ代理人は一人だけにすることが推奨されています。
これにより、会議の処理がいつ、どのように行われたかの追跡が容易となります。
また、代理人が複数のデバイスを使用している場合は運用形態を考慮する必要があります。このような構成では会議の喪失や不整合の原因調査が難しくなるためです。

「編集者」権限を持つ代理人を一人に限定したとしても、多数の「参照者」や「作成者」の代理人を追加するべきではありません。
多数の代理人を設定することは、リソースを過剰に消費することになります。
例えば、代理人を設定すると以下のような設定が行われ、その分のリソースが消費されます。

  • フォルダーのアクセス権限
  • Active Directoryの代理人として送信する権限 (PublicDelegates)
  • 会議出席依頼の転送ルール
  • マネージャーのメールボックスに保存される代理人の情報

上記のそれぞれの項目が別々に制限を持つ可能性があり、制限に近づいた場合にパフォーマンスや安定性に影響を与える可能性があります。

注意: Microsoft における開発時のテストにおいては、代理人は最大 4 人までとしています。また、その代理人は Outlook のみを使用した構成となっており、ほかのデバイスによるテストは行われていません。
もし、「編集者」権限を持つ代理人を一時的に変更する必要がある場合、権限を「編集者」から「参照者」または「なし」とし、別の代理人を「編集者」として追加する。

 

参考資料:

2659007 Outlook 構成分析ツール
2678030 ツールをチェックして (CalCheck) を Outlook の予定表の情報

Best Practices for Outlook 2007 に関する FAQ

この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Frequently asked questions」を参考にしています。

閲覧ウィンドウが下 (またはオフ) より右のほうがよい理由は?

メールを読む際、幅が広くて行が少ないテキストよりも幅が狭くて行が多いテキストのほうが楽に読むことができます。これは、幅が狭いほうが目の左右の動きが少なくなり、その結果頭や首の負担も軽減されるからです。セキュリティの観点で閲覧ウィンドウを表示しないという方もいるかもしれませんが、Outlook 2007 以降は HTML メールの表示に Internet Explorer を使用していないため、Internet Explorer の脆弱性によってプレビューだけで感染するというようなウイルスの影響は受けません。

使わなくなったフォルダはどうすればよい?

ナビゲーション ウィンドウのお気に入りのフォルダは普段よく使うフォルダだけを追加しておくべきでしょう。お気に入りのフォルダに多数のフォルダが存在する場合、そのフォルダに含まれるメールを一つの参照用フォルダにまとめ、空になったフォルダは削除します。

スレッド表示はどんな時に使う?

スレッド表示は以下のような場合に便利です。

  • メールをあまり頻繁にはチェックしないため、一度にまとめてメールを見たい場合。
  • 多数の返信によるディスカッションが行われているメール スレッドを数多く受信している場合。
  • 誰が誰のメールに対して返信しているかという状況を確認したい場合。
  • 多数のメールを受信した場合。

メールをスレッド表示にすることで、多数の返信が繰り返されているようなスレッドを容易に見ることができます。この場合、スレッドの一番最後のメールだけ見て、返信を行うことができます。また、スレッド全体を選択して一括処理することも可能になります。たとえば、長い間メールのやり取りが繰り返され、最終的に結論が出た後、そのスレッドをまとめて移動または削除することができます。

個人的なメールと仕事のメールは一緒に保持するべき?

Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック」の「メールを読む場所を減らす」というのは、個人的なメールと仕事のメールを混在させるべきという意味ではありません。基本的には個人的なメールと仕事のメールのアカウントは分けるべきです。ただし、使用するメールアドレスの数は少ないほうがよいでしょう。
幸いなことに、Outlook 2007 では複数のアカウントを同時に使用することが可能です (Exchange のアカウントは一つだけですが)。そのため、仕事のメール (Exchange Server) と Windows Live Hotmail (Office Outlook Connector を使用)、あるいは Gmail のアカウントなども一つのプロファイルで使用可能です。

メールの未読や既読はどの程度役に立つ?

Outlook 2007 のメールの未読・既読の状態は少なくとも一回は読んだかどうかということを表しています。しかし、この状態は簡単に変更できるため、履歴として使用できるようなものではありません。

ちなみに、メールを既読の状態にするショートカットは CTRL+Q、未読にするショートカットは CTRL+U です。

何故未読や既読の状態だけでは不十分なのか?

ユーザーの中には未読や既読の状態によりアイテムが新着か参照済みかを判断するという人もいます。しかし、未読状態は信頼性が低いもので、あなたが実際にメール本文に目を通したかどうかにかかわらず、次のメールを参照するためにフォーカスが外れたタイミングで自動的に既読となります。そのため、メールが既読となっていても改めてメールを読み返さなければならないことも多々あります。そのため、受信トレイの管理方法としては「Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック」の 4 つの D にしたがって一つずつメールを処理していくというものになります。このルールに従って処理したメールは受信トレイで未読のまま残り続けることはありません。

メールを保管しなければならない理由は何?

メールに関して処理を済ませた後、再び参照するときのために、メールを保管するために単一の保管場所を用意しておくことはベスト プラクティスの一つです。参照するフォルダーを「1-参照用」や「2-個人用」など限定した数にしておくことで、メールを間違って別のフォルダーに移動してしまったり、一つのトピックやプロジェクトに関するメールを複数のフォルダーにコピーして保管したりすることがなくなります。

あるトピックやプロジェクトについて、参照フォルダーのすべてのメールを見る必要はありません。分類項目や検索フォルダを使用することで効率的にメールを検索することができます。

参照用フォルダーを一つにする理由は何?

フォルダーが一つであれば、メールをどのフォルダーに振り分けるか悩む必要がなくなり、後々参照する必要があるメールはすべてそのフォルダーに格納されているという状態になります。

フォルダーが複数になると、メールを振り分ける際にどのフォルダーに保管するかを決めなければなりません。もしメールの振り分け先として複数のフォルダーが該当してしまったらさらに面倒なことになります。フォルダーの数が多ければそれだけ選択肢が増えることになり、収拾がつかなくなるかもしれません。

一方、受信トレイにすべてのメールを保管することも一つの手かもしれませんが、その場合にはメールを見るたびに「これは処理が必要なメールか? それとも単に参照用に残しているだけか?」ということを考えなければならず、それは隠れたコストとなります。また、受信トレイには新しいメールだけがあるというのは精神衛生上も良いことです。さらに、受信トレイはほかの人からメールを受信することで整理が難しくなることもありますが、参照用フォルダーは自分のやり方で整理ができます。

配布リストのためにフォルダーが別途必要になる理由は?

  • 異なる自動整理の設定: 配布リストのためのフォルダーは通常の自動整理とは異なる設定をすべきです。たとえば、毎日駐車場の空き状況が送信される配布リストで、そのメールを保持する必要がないという場合、そのフォルダーの保持期限は 1 日にして、アイテムを直ちに削除するというようにします。一方、仕事に関する配布リストは自動整理の保存期間を 1 年に設定します。
  • スレッドの効果的なグループ化: 配布リストをトピックごとのフォルダーを分けることで、スレッドの表示をグループ化することができます。そのため、特定のトピックに関する検索について、そのフォルダーだけを検索すればよいということになります。

配布リストと RSS のフォルダーを受信トレイと分ける必要がある?

大規模な配布リストや RSS 購読を受信トレイに配信すると大量のメールであふれてしまいます。新聞の日曜版のように、それらのメールや記事は時には有用だったり興味を引くものだったりしますが、すべてに目を通すには 1 日以上かかるかもしれません。このようなメールは自動仕分けのルールでフォルダーに振り分け、本当に興味を引くものや自分に関係のあるものだけを読むようにします。

受信トレイではないフォルダーに移動すべき配布リストは?

下記のような配布リストは別のフォルダーにルールで移動すべきものの候補となります。

  • 大量のメールを受信する配布リスト
  • メンバーが多数含まれる配布リスト

CEO からのメールのような全社レベルの重要なメールや、IT 部門からのサーバーのダウンタイムの通知のようなものは別のフォルダーに移動すべきではないでしょう。有用な内容や興味を引くような内容がほとんどない配布リストのメールについては、その頻度にかかわらずルールでフォルダーに移動します。

RSS のルールはどのように設定する?

RSS フィードを購読するときには、それを配布リストのように取り扱います。キーワードによって自分に関連がありそうなアイテムは自動仕分けで受信トレイに移動し、それ以外は RSS のフォルダーに配信します。

管理フォルダーやサードパーティのアーカイブ ソフトなどがある場合はどうすればいい?

自動整理の代わりに管理フォルダーなどが存在する場合は、会社のポリシーに従うべきです。

自動仕分けルールを使わなければならない理由は?

時がたつにつれて、受信するメールの数は多くなっていきます。自分が受信したすべてのメールを見ることはできなくなるでしょうし、すべきでもないでしょう。その代わりに自分にとって重要なメールだけを読むようにします。自動仕分けルールにより重要なメールに優先順位をつけ、不要なメールを読まずに済ませることができます。

Tip    自分 (または自分が購読している配布リスト) 宛に送られたメールだというだけで、そのメールを読まなければならないわけでもなく、応答が期待されているというわけでもありません。

フラグをセットした際に設定される日付は?

フラグ 開始日 期限 アラームの追加で自動設定される日時
今日 今日 今日 今日の稼働時間の終了時刻の1時間前
明日 明日 明日 明日の稼働時間の開始時刻
今週 今日から 2 日後または
今週の稼働日の最終日
のどちらか早い方
今週の稼働日の最終日 開始日の稼働時間の開始時刻
(ただし、開始日が今日の場合は終了時刻
の1時間前)
来週 来週の稼働日の開始日 来週の稼働日の最終日 来週の開始日の稼働時間の開始時刻
(ただし、開始日が今日の場合は終了時刻
の1時間前)

To-Do バーに一年以上残っている仕事やフラグ付きのメールはどうすればいい?

もしその仕事やメールについて何かしらの作業を行っていないのであれば、それらを右クリックし、[削除] をクリックしましょう。この操作は古い仕事を削除し、フラグ付きのメールや連絡先についてはアイテムを削除することなくフラグだけを削除します。

使っていない分類項目はどうすべき?

使う予定のない分類項目はすべて削除してください。ただし、分類項目マスターはすべての種類のアイテムで共有されるものであるため、連絡先で使用するものについては残したままにします。

色を選ぶ最も良い方法は?

色つきの分類項目を作る場合、色の選択はよく考える必要があります。たとえば、「@電話」と「@メール」に同じ色を割り当ててはいけませんが、1 on 1 ミーティングに関連する分類項目は似たような色を選択するべきです。時間が経つにつれ、To Do バーにあるアイテムの分類項目の色だけで現在処理が必要なものかどうかの判断がつくようになります。たとえば、「@自宅」に紫を設定している場合、仕事をしている間は紫の仕事は見る必要はないと判断できます。

仕事のための予定を予定表に作る理由は?

予定表に予定アイテムを作成すると、ほかの人が空き時間情報を確認した際にその時間に予定があるように見えるため、会議などを設定されることがほとんどなくなります。会議により予定が詰まっている場合、自分自身の仕事をするためにはあえて自分の仕事の予定を作成する必要があります。

また、明示的に予定を作成することで、その時間帯は決めた仕事を必ずやるという気構えにもつながります。もし、誰かが仕事のための時間帯に別の予定を入れてしまった場合には、仕事の時間を再度設定し直します。

受信トレイに 10,000 件メールがあったらどう扱えばいい?

もし受信トレイに 20 通以上メールがあったら、先週以前のメールをすべて選択し、「1-参照」フォルダーに移動してしまいます。フラグなどの設定が適切に行われていれば、それで構わないはずです。

何故多数のメールを受け取らなければならないのか?

もし多数のメールを受信して困惑しているのであれば、自分で取り扱える以上のメールを受信していることになります。その場合、現在設定しているよりも積極的なルールを設定する必要があるでしょう。メールを差出人別表示にして誰からのメールが多いのかを確認し、不要なメールを多く送ってくる人からのメールを自動仕訳ルールで別フォルダーに振り分けます。また、読む必要のほとんどない配布リストが受信トレイに配信している場合もルールで別フォルダーに振り分けます。ビューを変更した場合には元に戻すのをお忘れなく。

時間が 10 分ある場合、受信トレイのどのメールを読めばよい?

もしミーティングとミーティングの間など、ほんの少しだけ時間があるという場合、まず受信トレイで青く表示されているメール — つまり、自分宛のメールを読みます。それらのメールはあなたからの返信を待っているか、重要なものである場合が考えられます。

メールはどのくらいの頻度で読めばよい?

私たちのほとんどはメールを読むことが中毒のようになっています。毎朝 20 分メールを読み、次に仕事のレビューを行います。それからは自分の仕事に集中しましょう。メールを読む時間を朝夕それぞれ1回ずつに制限することで、生産性は極めて高くなります。まずは一週間、自分自身で試してみてください。

複雑な仕事はどのように管理したらよい?

いくつかの仕事については Outlook の仕事アイテムだけでは管理が難しいかもしれません。そのような場合は OneNote を使います。たとえば、複数の作業工程やサブタスクを含むプロジェクトを計画する場合、OneNote がより適切なツールといえるでしょう。

もし、関連する少数の仕事を記録するだけでよいのであれば、仕事アイテムの本文に書きこみます。また、仕事に関連するメールも仕事アイテムに添付します。

仕事フォルダに個人的なアイテムと会社での仕事を混在させてもよい?

可能であれば、個人的な用事も会社での仕事も一つのフォルダで管理すべきです。仕事のリストを一つにまとめることで、自分がやらなければならないことが一目でわかるようになります。すでに一つのリストで管理しているなら、分類項目を使って個人的なものと仕事とを効果的に区別することができます。ただし、会社の Exchange Server に保存した仕事アイテムは IT 部門のスタッフによって意図せず見られる可能性もありますので、仕事リストに個人的な用事を書き込むときは適切なものに限るべきです。

仕事を自分の頭だけで管理して何が悪い?

頭だけで仕事を管理するのには限界があります。頭で仕事の管理をする代わりに Outlook 2007 を頼ることで、解放感が得られます。自分のすべきことを常に意識する必要がなくなり、現在の仕事に集中することができます。

Outlook 2007 で仕事を管理する方がよい理由は?

Outlook 2007 の仕事リストが紙のリストよりも有用な理由は以下の通りです。

  • 紙のリストでは自動的に最新の状態を維持することはできません。
  • 紙のリストでは並べ替えが容易にできません。
  • Outlook Web Access を使えば仕事リストがどこからでも確認できます。
  • Outlook 2007 は OneNote や Office SharePoint Server、携帯電話などとも連携できます。
  • 紙のリストは容易に紛失してしまいます。

連絡先の使用について

この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Contacts」を参考にしています。

Exchange 環境で Outlook の連絡先を使う

Exchange 環境においてグローバル アドレス一覧が使える状況でも、以下のような場合には連絡先を使う必要があります。

  • 社外のユーザーに連絡を取る場合
  • 連絡先に追加の情報 (例えば誕生日など) を入力したい場合
  • Windows Mobile などのモバイル端末と連絡先を同期したい場合

個人用配布リストを使う

社外の人を含むグループに一括でメールを送信したい場合、個人用配布リストが使用できます。Exchange 組織内のユーザーのみで構成されるグループにメールを送信する場合には、個人用配布リストではなく Exchange の配布リストを使用してください。

個人用配布リストと Exchange の配布リストの違いは以下の通りです。

個人用配布リスト

  • Outlook の利用者が任意に作成・変更可能です。
  • メールアドレスはありません。
  • 送信の際に Outlook によって配布リストが展開されます。
  • 送信されるメールのヘッダーには配布リストではなくメンバーが個別に追加されます。そのため、誰に送信されたかがわかり、全員に返信を実行するとメンバーが個々に To や Cc に追加されます。
  • 受信者は個人用配布リストが使われていることがわかりません。
  • 他の人と共有する場合には、配布リストのオブジェクトをメールで送信したり、パブリック フォルダなどで共有する必要があります。

Exchange 配布リスト

  • 作成や変更は管理者または権限があるユーザーのみ可能です。
  • 配布リスト用のメールアドレスがあります。
  • 送信の際に Exchange サーバーによって配布リストが展開されます。
  • 送信されるメールのヘッダーにも配布リストが表示され、返信の際にも配布リストがそのまま使用されます。
  • メンバーを非公開に設定すると、配布リストに誰が含まれているのかは受信者にはわかりません。
  • グローバル アドレス一覧を参照可能なすべてのユーザーで使用できます。

なお、異なる組織に属している受信者を同じ個人用配布リストのメンバーとして追加し、その個人用配布リストを宛先や Cc に設定すると、個人情報の漏洩になる恐れがあります。したがって、個人用配布リストの使用には十分注意してください。

予定表と会議

この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Calendars and meetings」を参考にしています。
会議出席依頼に関してすべきことやしてはいけないことのガイダンスは「Outlook meeting requests: Essential dos and don’ts」(英語) に記載されています。オンライン トレーニングの「予定表 I: Outlook 予定表の基本」でビデオによる予定表の使用方法の説明があります。

ミーティングを開催すべきタイミング

以下のような場合、ミーティングを開催すると良いでしょう。

  • 複数の人々が一つのグループとして作業を開始する場合
  • 複数の人々の間で一つのトピックに関するメールのやり取りが10回以上続いた場合
  • ディスカッションやブレインストーミング、共同作業が必要となった場合

ミーティングはそれが物事を進めるためにもっとも適切な方法である場合に開催し、開催にあたっては事前にミーティングの目的を明確にします。

出席者の選択

ミーティングには必要最小限の出席者を招待します。出席者が増えるとそれだけミーティングが複雑化し、コントロールしづらいものとなります。反対に、もし何らかの決断を下す必要がある場合、決定権がある関係者を出席者に加える必要があります。そうでない場合、ミーティングで下した決断が却下され、時間とリソースの無駄になります。

時間の選択

開催する時間は予定表の空き時間情報により出席者の空き時間を確認して選択します。空き時間情報の確認方法や繰り返しの会議の設定などについては Office のヘルプの「会議の計画を立てる」やオンライン トレーニングの「Outlook 2007 で受信トレイを整理する」を参考にしてください。

直接会う必要があるかどうかの判断

以下のような場合、直接会ってミーティングをする必要があります。

  • 複数の人々が一つのグループとして作業を開始する場合
  • 物品などを直接見せたり、渡したりする必要がある場合
  • ブレインストーミングをする必要がある場合
  • 共同作業が中心のミーティングとなる場合
  • 電話や Office Live Meeting などのリモート会議可能な装置を持たない人がいる場合

上記の条件に当てはまらない場合、電話や Live Meeting などによる会議も検討の余地があります。
なお、上記のうちブレインストーミングに関しては Live Meeting による会議でも可能な場合があります。Live Meeting の詳細については以下の Web ページを参考にしてください。

Tip ミーティングが開催される場所に移動するために時間がかかる場合、予定表で移動のための時間をミーティングの前後に確保しておきます。

関連文書の取り扱い

ミーティングを準備するにあたって、事前または会議中にドキュメントを出席者で共有しなければならないことがあります。共有するための方法には以下のようなものがあります。

  • 出席者全員が社内 LAN にアクセス可能な場合、SharePoint サイトにファイルを保存するか、ファイル サーバーで共有します。
  • 出席者に社内 LAN へのアクセスができない人がいる場合、Groove Workspace の使用を検討してみてください。
  • ミーティングのためのドキュメント ワークスペースがすでに存在する場合、そのリンクをメールで送信します。

なお、会議出席依頼に文書を添付して送信すべきではありません。

議題の準備

  • 「@ミーティング」分類項目により会議に必要な情報を集める
    「@ミーティング」という分類項目をつけた一つの仕事アイテムを作成し、その開始日または期限をミーティングの日付にします。そして、ミーティングで話し合いたい内容などがあがってきた場合、その内容をその仕事アイテムに追加していきます。それらをまとめることにより、仕事アイテムに記載された内容がミーティングの議題になります。ミーティングが終了したら、その仕事アイテムを終了し、アクションアイテムのための新たなタスクを作成します。
  • ミーティングで議題にあげたいメールやメールスレッドがある場合
    ミーティングで議題にあげたいメールがある場合には、ミーティングの日付を期限とするフラグをメールに設定し、「@ミーティング」分類項目をつけます。
    そのようなメールが 3 つ以上ある場合には、To Do バーがあふれるのを防ぐため、フラグの設定は行いません。その代わりに、ミーティングの名前を件名とする仕事アイテムを作成し、メールを添付します。また、その仕事アイテムには「@ミーティング」分類項目をつけます。
  • 議題にあげたいものが多数ある場合
    他の人と共同作業したり、議題にあげたいものが多数ある場合には、OneNote を使ってみてください。OneNote は SharePoint サーバーやファイルサーバーで共有が可能であり、Outlook の仕事アイテムよりも豊富な機能があります。

ミーティング中の共同作業

ミーティング中にどのようなツールで共同作業ができるかは、出席者がいる場所やアクセス方法に依存します。

同じ部屋の中で一つのドキュメントについて共同作業をする場合、Word の変更履歴コメントを使います。(詳細はDemo: Use tracked changes and comments in your Word 2007 documentsをご覧ください。)

出席者の数名が遠隔地にいる場合、Live Meeting を使います。

一時的に共同作業が必要となった場合、OneNote を使用して一つのノートブックを複数人で共有します。ノートブックが共有できなかった場合には、ミーティングが終わった後にノートを出席者にメールで送信します。

自分がミーティングの議事録を書く必要がある場合にも、OneNote を使用します。この際、Outlook から会議の詳細を挿入することが可能です。ミーティングが終わったら、議事録のノートを出席者にメールで送信します。

定期的なミーティングを終了させる方法

定期的に開催されていたミーティングを今後開催する必要がなくなったという場合、ミーティングそのものを削除すべきではありません。定期的なミーティングを削除すると、そのミーティングの過去に開催された分も削除されてしまうからです。定期的に開催する必要がなくなったミーティングは、定期的な予定のパターンを変更し、終了日を最後に開催されるミーティングの日付にします。

予定表の共有

Exchange Server 環境では空き時間情報により予定の有無が確認できるため、予定の件名や詳細を必ずしも公開する必要はありません。詳細については、予定表共有の概要デモ: Outlook の予定表を他のユーザーと共有する 3 つの方法を参照してください。
しかし、自分のスケジュールの詳細を他のユーザーに公開したいのであれば、簡単に予定表を共有することができます。

また、自分以外のユーザーに自分の予定表を管理、たとえば会議出席依頼への承諾や拒否を行わせたい場合には、代理人の設定を行います。なお、予定表に代理人を設定する場合は一人だけにしてください。複数の代理人を設定すると、問題が発生します。

グループで予定表を共同管理するような場合には、自分の予定表を公開するのではなく、SharePoint の予定表を使用します。例えば、メンバーの休暇の予定を共有する場合には SharePoint サイトの予定表を使うと良いでしょう。

空き時間情報にアクセスできない外部のユーザーなどとミーティングを開催する場合、メールで自分自身の空き状況を送ります。これにより、相手がミーティングの日時の設定がしやすくなります。

注意 予定表の共有がされているかどうかはお使いの Exchange Server のバージョンや設定に依存します。例えば、Exchange Server 2007 以降であれば、件名と場所のみを共有する設定も可能です。

良い電子メールを書くには

この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Write great e-mail」を参考にしています。

以下のルールにしたがってメールを作成することで、メールの内容を正しく伝えることができるようになります。

良い電子メールの基本ルール: やるべきこと

  1. メールを送信する前に自分で読み返します。
  2. メールの内容を説明し、次のアクションが可能となる件名をつけます。例えば、"UCEF: 理事会の開催日を送信してください" という件名では "UCEF" がグループ名となり、"…送信してください" がアクションとなります。他にも "FYI:" (For Your Information の略) や "要確認:" などが有用な件名のキーワードとなるでしょう。
  3. 受信者が何らかの行動をする必要があるなら、それを件名に明記します。
  4. メールスレッドで話題が変わった場合には、それに合わせて件名も変更します。
  5. すべてのメッセージを端的でわかりやすくします。
  6. メールの内容を適切に整理し、重要な内容が最初にくるようにします。
  7. 重要な情報は太字にします。
  8. 実行すべき内容や質問はそれぞれ個別の行に記載し、区別できるようにします。例えば、1 行に質問が二つ含まれていた場合、返信にはそのうちの一つの質問に対する回答しか含まれない可能性があります。
  9. 特定の人に質問をする場合は、その人の名前を太字にします。例えば、"鈴木さん、プロジェクトの状況はどうなってますか?"
  10. メールの宛先の人数を制限し、本当に読む必要がある人だけにメールを送信します。
    ・ メールに目を通すだけでよい人は [Cc] に入れます。
    ・ メールを読んで何らかの行動をする必要がある人は [宛先] に入れます。
  11. メールの署名は適切なものを使用し、シンプルで、短く、可能であれば画像は使用しないようにします。
  12. 直ちに何らかの応答が必要な場合、メールは使用しません。電話かインスタント メッセージを使用します。
  13. もしメールの返信が10回以上繰り返され、それでも問題が解決しないのであれば、電話や会議によって解決を図ります。電子メールは複雑な問題を解消するために必ずしも効率的な手段ではありません。
  14. 返信に時間がかかるような内容の場合は、受信したことを確認するメールを先に送信します。自分自身が忙しい場合など、すぐに完全な応答が返せない場合には、メールを受信して内容を確認していることと、返信がいつごろまでに返せるかを送信者に対して返信します。また、自分自身のためにフラグも設定します。
  15. メールの重要度を高に設定するのはなるべく控えます
    注意 メールの重要度を高に設定した場合、遅延配信の設定を行ってもメールは直ちに送信されます。
  16. 複数の人が回答可能な質問を送信する場合、グループではなく一人を選んでメールを送信します。誰かが回答可能な質問には誰も回答しない可能性があります。

受信者への共感が良いメールを書くための鍵となります。電子メールのエチケットについてはこちらの記事も参考にしてください。

送信時のフラグ

何らかの応答が必要なメールを送信する場合には、以下の手順で設定します。

  1. メールにフラグを設定して送信します。
  2. To Do バーに表示された送信済みメールのフラグの名前を「Follow Up」にします。
  3. 送信済みメールの分類項目を「@待ち」にします。

このようにすることで、このメールが応答待ちであることがわかります。

Tip メールに受信者用のフラグをつけるよりも、後から応答を促すメールを送信するほうが効果的な場合があります。同様に、自分自身が何かをする約束をメールで行った場合には、To Do バーに表示するためにそのメールにフラグをつけます。

良い電子メールの基本ルール: やってはいけないこと

  1. 仕事のメールではひな形やテーマは使わないようにします。
  2. 送信するすべてのメールの Cc に上司を追加するようなことはやめたほうがよいでしょう。上司があなたからのメールを読まなくなるかもしれません。
  3. 感情的になっているときにメールを送信してはいけません。メールを一旦下書きに保存し、しばらくして冷静になってから読み返し、問題なければ送信します。
  4. 段落が 3 つ以上あるような長文のメールを送信した場合には、素早い応答が返ることを期待してはいけません。
  5. 応答を促すメールを 1 日に何度も送ってはいけません。直ちに応答が必要なら電話やインスタント メッセージを使用すべきです。
  6. 開封確認通知や配信確認通知をすべてのメールに設定すべきではありません。これらはメールが受信者に届いていない可能性がある場合だけ使用します。
  7. すべてのメールにフラグをつけたり、重要度を高にして送信してはいけません。受信者はそのうちそれらをすべて無視するようになります。
  8. 英文のメールで強調するために文をすべて大文字で書くのは控えます。
  9. サイズの大きいファイルは添付ではなく、リンクにします。例えば、社内の SharePoint サーバーやファイル サーバーにファイルを保存し、そのファイルへのハイパーリンクをメールに記載します。社外の人との間であれば、Windows Live SkyDrive などのファイル共有サービスを使用します。
  10. 配布リストを展開してはいけません。配布リストを展開するとメールが読みづらくなり、ルールによる配布リストごとのフォルダの振り分けから外れてしまいます。
  11. 皮肉は使ってはいけません。誤解を招く可能性があります。
  12. 他の人に転送されて困るような内容は書いてはいけません。メールが最終的にどこに転送されるかは予想がつきません。
  13. 読みづらいフォントを使用してはいけません。
  14. 赤文字は使ってはいけません。それらは読みづらく、重要な内容であると誤解されます。
  15. スレッドから削除してほしいという返信を[全員に返信]で返してはいけません。

配布リストに関するルール

  • メンバーの多い配布リストに送信するときには、前述のルールをすべて守ってください。
  • 配布リストに送信された問題についてより詳細な情報や個別の対応が必要な場合、配布リストに対してはあなたが対応していることだけを返信し、個別の対応は送信者のみに返信します。また、問題が解決した場合にはそのことを配布リストにも報告します。このようにすることで、解決策を配布リストのメンバーと共有することができます。

配布リストへのメールを転送する手順

自分が所属している配布リストへのメールについて、他の人や配布リストに転送したほうが適切と考えられる場合、以下の手順で転送します。

  1. 返信メッセージを作成し、適切な配布リストや受信者を [宛先] に追加します。
  2. [オプション] の [返信先] をクリックし、返信先に 1. で追加した配布リストまたは受信者を設定します。
  3. 配布リストを [Bcc] に移動してはいけません。配布リストを基にしたルールが正しく動作しなくなるためです。元の配布リストは [宛先] または [Cc] に残しておきます。

配布リストから削除してもらいたい場合

配布リストから自分を削除してもらいたい場合、その配布リスト自身に削除依頼を送信するのではなく、システム管理者か配布リストの所有者に削除依頼を送信します。配布リストの所有者を確認するには、その配布リストをダブルクリックしてプロパティを表示します。

インラインのコメントを使用する場合

メールにインラインでコメントをすることはメール中の複数の質問に回答するために便利な方法です。インライン コメントは以下のような手順で追加します。

  1. 返信の本文にインラインでコメントを追加したことを記載します。例えば、"インラインでコメントしました"というような文を追加します。
  2. 下記のいずれかの方法でコメントが元の本文と区別できるようにします。
    ・ フォントの色を変えます。
    ・ コメントの前に [Melissa] や [MM] のように自分の名前やイニシャルを括弧で括ってつけます。
    ・ フォントを太字や斜体にします。
  3. 元の本文を削除してはいけません。

Bcc を使う状況

Bcc 機能はスレッドのトピックの変更などにより、これ以上メールの返信を受ける必要が無い人を削除する場合に使用します。

例えば、宛先に自分を含む 5 人のユーザーが追加されたメールでの質問について自分が答えればすむ問題だった場合、自分以外の受信者を Bcc に移動し、以下のような文を追加して返信します。
「A さん、B さん、C さん、D さんは Bcc に移動しました。回答は以下の通りです…」
以降は自分とメールの送信者の間だけでスレッドが進行するようになります。

慎重に扱うべき内容のメールを送信する際に、第三者 (例えば自分の上司) を Bcc に追加してはいけません。Bcc の受信者は自分自身が Bcc で受け取ったことに気付かず、全員に返信をすることで自分が Bcc に含まれていたことを意図せず明らかにしてしまうことがあります。こっそりと他の人にメールを送信していることがわかると、信頼を損なうことになります。

このような場合は Bcc で第三者に送信するのではなく、メールを送った後にそのメールを必要な第三者に転送します。

休暇に備える

自分の休暇を他の人に知らせる一つのよい方法としては、自分の休暇の日を会議出席依頼で必要な人に送信すると言うものがあります。これにより他の人の予定表に自分の休暇の情報が登録されます。このとき、以下のような会議出席依頼を作成します。

  1. 受信者: 上司や同僚など、自分の休暇の日を知っておく必要がある人を追加します。
  2. 日付: 休暇の日付を稼働日の分だけ指定し、[終日] をオンにします。(休暇が半日などで無い限り、時間の指定はしません。)
    例えば、土曜日から一週間休む場合、開始日は月曜日からにします。
  3. 場所: 場所の指定は必要ありませんが、どこにいるかを示したい場合や連絡先などがある場合は場所に指定すると良いでしょう。
  4. 公開方法: 公開方法は [空き時間] にします。[終日] をオンにすると、自動的に [空き時間] となります。
  5. 返信: [返信の依頼] はオフにします。
  6. 本文: 不在となる期間とその間の代理の連絡先を記載します。Exchange サーバーの不在通知のメッセージと同じものを使うべきです。

また、Exchange サーバーを使用している場合には、Exchange サーバーの不在通知の設定も行います。

もし、システム管理者が共有の休暇などを管理する予定表を用意しているのであれば、そちらに休暇を登録します。この場合には上記の会議出席依頼を送信する必要はありませんが、念のためメールでも通知したほうがよいでしょう。

仕事フォルダの活用方法

この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Tasks: Doing your work」を参考にしています。

毎週のレビュー

仕事フォルダにより仕事と時間の全体像を見ることで、重要な仕事とそうでない仕事の優先順位付けができるようになります。また、自分で現実的に達成できるものとそうでないものを他の人に明らかにすることもできます。先週の仕事と今週の仕事を毎週レビューすることで、上司とのミーティングの準備や状況報告メールの準備に役立ちます。

仕事をする場所

メールの処理を終えたら、Outlook の仕事フォルダを中心に作業を行います。例えば、メールの返信などについても仕事フォルダから実施します。仕事フォルダで作業を行うことにより受信トレイのメールの並び順などに惑わされることがなくなります。

仕事をまとめて処理する方法

仕事リストや予定をこなす際には、似たような仕事はまとめて処理します。例えば、時間が数分しか取れないのであれば、その間に終わりそうな電話の用件をまとめて処理します。また、例えばメールの返信を書くというようなエネルギー集約型の作業は、体力に余裕があるうちに行います。そして、状況報告のメールを読むだけというような気楽な作業については、その日の終わりや体力がなくなったときに行います。このように仕事をまとめて処理することで、作業を効率的に進めることができます。

仕事をまとめて処理する方法のひとつに、並べ替えを [開始日] から [分類項目] に変えるというものがあります。To Do バーで [並べ替え] をクリックし、[分類項目] をクリックすることで分類項目別に並び替えができます。

注意: もし、自分が作業を進めないと他の人の作業が進まないというような仕事があったら、それを最初に実行します。

仕事の終了

作業が終わったら、仕事を削除するのではなく [仕事の終了] をオンにします。To Do バーでフラグをクリックすると、仕事を終了状態にできます。終了状態になった仕事は仕事フォルダで表示できるので、自分が完了した作業を後で確認できるようになります。なお、後で確認する必要が無い仕事やメールは削除してもかまいません。

オフラインによる作業

やらなければならない作業が多くある場合、サーバーとの接続をオフラインにして受信メールによる作業の中断から解放されることも検討したほうがよいかもしれません。

注意: オフラインにできるのは Exchange のキャッシュ モードを使用してる場合か、オフライン フォルダの設定を行っている場合のみです。

時間と仕事を管理するための毎日のレビュー


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Daily review: Managing your time and tasks」を参考にしています。
毎朝、仕事や予定表を管理するための時間を確保することは重要です。この時、以下のような処理を行います。

  • 今日と今週の予定やミーティングをチェックします。
  • 仕事リストをチェックし、順序などを調整します。
  • 予定表に作業を実施する時間を確保するための予定を作成します。

以下では、時間と仕事を管理するための Tips を紹介します。

断る勇気を持つ

予定表と仕事リストをレビューする際には、それらを自分ですべて達成できるかどうか現実的に考えます。そして、実現できないことがあるとしたら、以下のような方法でその仕事や予定を断る必要があります。

  • 会議の出席依頼に「辞退」の返信をします。
  • やる必要が無くなった仕事や、自分でやらないであろう仕事は削除します。
  • 期限に間に合いそうに無い仕事については、関係者に実現可能な期日についてメールを送信し、その際にはフラグを設定しておきます。これは仕事が放置されているわけではないと伝えるために重要です。

予定表の管理

一日の予定が会議で埋まっているなら、仕事やメールを書く時間がなくなるのが現実です。その場合には仕事を他の日に実行するようスケジュールを調整します。

また、長時間かかる仕事や、どうしても期限を守らなければならない仕事があるような場合、その仕事を予定表にコピーし、その仕事を処理するための時間を予定表の上で確保します。

仕事の作成方法

予定や仕事のリストをチェックした後で、他にもやらなければならない仕事があることに気付く場合があります。その際には以下のいずれかの方法で仕事を作成します。

  • メールにフラグをつけます。
  • 仕事リストの一番上の「新しい仕事を入力してください」と表示されているエリアに仕事を入力します。
  • CTRL+SHIFT+K を押し、新しい仕事を作成します。
  • OneNote を使用している場合、OneNote でフラグを設定します。

仕事の管理する方法

仕事を管理するための Tips としては以下のようなものがあります。

  • 仕事フォルダから不要な仕事を削除します。不要不急の仕事を放置しておくと、仕事リストの利便性が下がります。
  • 終わった仕事は直ちに進捗状況を完了にし、To Do バーから削除します。
  • フラグをつけたメッセージの仕事リストでの件名を適切に設定し、何をすべきかを明確にしておきます。例えば、メールの件名が「キーボードでグループのメンバーを変更できない」だったら、「XYZ に返信」というようなものになるかもしれません。仕事の件名を変えるには To Do バーでそのアイテムをクリックし、新しい件名を入力します。ここで入力した件名は仕事リストでのみ使用され、メールの件名は変わりません。
  • 仕事に分類項目を設定します。これにより次にすべきことがはっきりし、仕事リストでも目立つようになります。
  • 仕事リストを分類項目別に並べ替え、同じような仕事や一度にできそうな仕事はまとめます。分類項目別で表示させた後、仕事アイテムをドラッグアンドドロップで別の分類項目のグループに移動すると、自動的に分類項目が設定されます。
  • 前述の通り、必要に応じて仕事を予定表にコピーし、仕事を処理するための時間を予定表の上で確保します。

なお、仕事リストの優先順位付けや管理にあまり時間を取られてはいけません。仕事の管理のために時間をかけすぎるのは本末転倒です。

時間の管理のために予定表を活用する

有効的な時間管理の一部として、メールを処理し、予定や仕事を管理し、何をすべきかをじっくり考える時間が必要です。
このような時間を予定表の定期的な予定としてスケジュールしておくことができます。そして、予定表の予定は時間の計画表として取り扱い、一度予定に仕事などを設定したら、その時間はそれに専念することを心がけます。

また、以下のような時間も確保しておくと良いです。

  • メールを処理する時間: 多数のメールを受信する場合にはそれらをまとめて処理する時間を確保することが特に重要です。たとえ重要なメールだけを受信トレイに残すようなルールを設定していたとしても、それらのメールを処理する時間は必要になります。
  • 毎朝および毎週の仕事と予定のレビュー: 予定表と仕事リストをチェックし、それらの優先順位を評価します。もし、予定表がいっぱいになっているのであれば、以下の処理を検討します。
    • 時間帯が重複している会議や予定があるなら、一つだけ残して辞退や延期をします。
    • 作業に専念する時間のスケジュールを調整します。
    • 仕事の必要性や優先順位について熟考します。
  • 上司との定期的なミーティング: 定期的に上司とミーティングすることで、自分が何をしているかを説明し、優先順位の調整を行うことができます。