Outlook の仕事で WBS を管理する方法


プロジェクト管理の手法として WBS (Work Breakdown Structure) というものがあります。これはひとつのプロジェクトを細分化し、階層構造で管理するというものです。WBS に対応したタスクを Outlook の仕事フォルダで管理する場合、既定では分類項目ぐらいしかカテゴリわけをすることができず、階層化して表示することができません。

しかし、仕事のビューをカスタマイズしてユーザー定義フィールドを追加し、追加したフィールドでグループ化することにより、階層化して表示することができます。
手順は以下の通りです。

  1. 仕事フォルダを表示します。
  2. [表示]-[現在のビュー]-[ビューの定義] をクリックします。
  3. [新規作成] をクリックします。
  4. ビューの名前に "プロジェクト別" など適切な名前を入力し、[OK] をクリックします。
  5. [フィールド] をクリックします。
  6. [新規フィールド] をクリックします。
  7. 名前に "大項目" と入力し、[OK] をクリックします。
  8. [新規フィールド] をクリックします。
  9. 名前に "中項目" と入力し、[OK] をクリックします。
  10. [新規フィールド] をクリックします。
  11. 名前に "小項目" と入力し、[OK] をクリックします。
  12. [OK] をクリックします。
  13. [グループ化] をクリックします。
  14. [対象となるフィールド グループ] で [ユーザー定義フィールド] を選択します。
  15. [最優先されるフィールド] で "大項目" を指定します。
  16. [2 番目に優先されるフィールド] で "中項目" を指定します。
  17. [3 番目に優先されるフィールド] で "小項目" を指定します。
  18. [OK] をクリックします。
  19. [OK] をクリックします。
  20. [適用] をクリックします。

これにより、大項目、中項目、小項目という順で階層化したグループごとに仕事が表示されます。項目の表示は文字コード順であるため、項目が表示される順序を任意にしたい場合は、項目名の前に数字を付与してください。(例: 1. 要求定義)
ビューを作成した直後は、それぞれのフィールドの値は (なし) になっていますが、一覧表示で追加したフィールドの値を直接書き換えることができます。また、同じ値の仕事が複数ある場合、そのうちのひとつに値を設定し、別なグループとして表示されたら、ほかの仕事をそのグループ名にドラッグアンドドロップすると、自動的に値が設定されます。

さらに、フォームをカスタマイズすることで、仕事を新規作成する際に追加したフィールドの値を設定することもできます。フォームのカスタマイズの詳細については、http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/aa155722(office.10).aspx をご覧ください。このページは Outlook 2002 用のものですが、Outlook 2003 以降でもほとんど手順は変わりません。

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