Outlook でやってはいけない 10 のこと

Outlook には機能や設定としては存在するものの、アーキテクチャ上の理由から問題が発生する可能性が高い設定や使い方があります。
今回はそのような設定・使い方について説明します。

1. PST (個人用フォルダ ファイル) をネットワーク経由で使用する。

Outlook のメールデータを複数の PC で共有するという場合、真っ先に考えつきそうなのが PST ファイルをネットワーク経由で参照するというものでしょう。しかし、この方法はマイクロソフトのサポート対象外の使い方となります。(http://support.microsoft.com/kb/297019/ja)
理由としては、PST ファイルをネットワーク経由で使用すると以下のような問題があるためです。

• ローカルにある場合と比べて著しくパフォーマンスが低下する。
• ネットワークが一時的に切断された場合に PST ファイルが破損し、個人用フォルダ ファイルに含まれるすべてのメールが失われる恐れがある。
• サーバーに高い負荷がかかり、場合によってはサーバーがハングアップする。(http://blogs.technet.com/askperf/archive/2007/01/21/network-stored-pst-files-don-t-do-it.aspx)

マイクロソフトのサポート技術情報や Office の技術情報の中には、PST ファイルのネットワークでの共有設定について触れているようなものもありますが、基本的にそのような設定はサポート対象外なので参考にしないでください。

2. Exchange サーバーを使う設定で、PST ファイルを配信先にする。

Microsoft Exchange Server を使っている場合、配信先としては Exchange Server のメールボックスと、ユーザーが追加した PST ファイルのいずれかが選べます。
しかし、Exchange Server の機能を最大限に活用したいのであれば、PST ファイルを配信先にするべきではありません。
PST ファイルを配信先にする理由としては、メールボックスのサイズ制限やオフラインでの使用などがあるかもしれません。しかし、この設定ではメールボックスからメッセージや予定データがすべてローカルの PST ファイルに移動されます。
その結果、以下のような問題が発生します。

• Outlook Web Access から PST ファイルに移動されたメッセージや予定が見えなくなる。
• 予定表などを共有する設定にしていても、ほかのユーザーからは PST ファイルに移動された予定が見えない。
• 空き時間情報が正しく表示されなくなる可能性がある。
• メールデータをバックアップするために、サーバーだけでなくクライアントのデータもバックアップする必要がある。
• Exchange Server 2007 以降で、送信済みアイテムと開封確認通知の関連付けができなくなる。

したがって、メールボックスのサイズ制限を回避するためには古いアイテムの整理機能を使い、オフラインでの使用は Exchange のキャッシュモードを使うようにするとよいでしょう。

3. 下書きメッセージを MSG ファイルとして保存し、テンプレートとして使う。

以前記事 (http://outlooklab.spaces.live.com/blog/cns!9D7EA61EC7DAA750!213.entry) にも書きましたが、送信前のメッセージを MSG ファイルとして保存し、それをテンプレートとして使用する場合、以下のような問題が発生します。

• 開封確認、配信確認、返信ボタン、メッセージの取り消しなどが正しく機能しなくなる。
• メッセージの文字コードが正しく設定されず、文字化けを起こす。

Outlook には OFT というテンプレート用のファイル フォーマットが別にありますので、MSG ファイルは受信したメッセージをローカルに保存するために使用すべきです。
なお、実際には OFT も MSG もファイルの構造は同じで、拡張子により Outlook の動作が変わってくるのです。

4. 一つの MAPI プロファイルに Exchange Server と POP/SMTP アカウントを追加し、メールの送受信には POP/SMTP のみを使う。

Outlook 2002 以降、一つの MAPI プロファイルに Exchange Server のアカウントと POP/SMTP アカウントを併用することができるようになりました。
しかし、メールの送受信は常にインターネット プロバイダの POP/SMTP サーバーを使い、Exchange Server は予定の共有だけに使う、というような使い方は正しく機能しない可能性があります。
例えば、会議出席依頼を Exchange Server 上のメールボックスに送信したいという場合、そのメールは本来 Exchange Server を経由して送信されるべきです。これを POP/SMTP サーバー経由で送信すると、メッセージの送信者と会議出席依頼の開催者の整合性が取れなくなる可能性があります。
Exchange と POP/SMTP を併用する場合は、メインのアカウントとして Exchange を使うほうがよいでしょう。

5. 半角カタカナ・機種依存文字を使用する。

これは Outlook に限ったことではありませんが、日本語のメールを作成する場合、半角カタカナや機種依存文字を使用してはいけません。これらの文字が一般的に日本語の文字を送信するために使用される ISO-2022-JP という文字コードに含まれていないためです。
規約に外れる形で送信を行うことも可能ですが、その結果文字化けが発生したり、予期しない現象が発生することがあります。
どうしてもこのような文字を送る必要があるということであれば、文字コードとしては UTF-8 を使うべきでしょう。

6. Exchange Server 2003 以降の環境において [リソースの設定] で会議室などのリソース予約を直接行う。

[リソースの設定] を使った会議室などのリソース予約は、Outlook から直接共有された予定表にアイテムを追加することによって予約を行います。当然 Outlook はリソースの予定が重複しないようにチェックを行いますが、多数のクライアントで同時に同じ予定表にアクセスしているような場合、重複が発生する可能性があります。
これは、Outlook が共有の予定表で指定された時間が空いていることを確認してから、実際に予定を書き込む間のほんのわずかなタイミングで、別の Outlook が同じ時間帯をチェックした場合に、両方の Outlook で同じ時間帯に予約を入れてしまうことがあるからです。
また、共有予定表に一般のユーザーが書き込みの権限を持っている場合、自分の予定表と同様に書き込みを行うことができてしまうため、意図するかどうかにかかわらず重複した予定を書き込むこともできます。
サーバーが Exchange Server 2003 以降であれば、サーバーで会議室などのリソースのメールボックスの出席依頼を自動的に処理することでリソースの管理が行えますので、Outlook の [リソースの設定] ではなくサーバーの機能を使うとよいでしょう。
Exchange Server 2003 の場合は、自動承諾エージェントをインストールして設定します。自動承諾エージェントは http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=3D0884E6-C603-491D-BF57-ACF03E046BFE&displaylang=ja からダウンロード可能です。使用方法については http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=5EAC9A70-699B-495A-A920-82403305226B&displaylang=ja からダウンロードできるドキュメントを参照してください。
また、Exchange Server 2007 の場合はリソース アカウントという特別なアカウントを作ることができ、このアカウントで出席依頼の自動処理が可能になります。 Exchange Server 2007 でのリソース管理の詳細については http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/aa996338(EXCHG.80).aspx を参照してください。

7. 2 ギガ以上のサイズの PST ファイルを使用する。

Outlook 2003 以降では、新しいフォーマットの PST ファイルが使えるようになり、以前のバージョンの約 2 ギガという PST ファイルのサイズ制限が 20 ギガまで拡張されました。(実際にはレジストリの設定により 20 ギガ以上にすることも可能です。)
しかし、万が一 PST ファイルが破損して開けなくなってしまった場合、そのファイルに保存されていたすべてのメッセージや予定、連絡先などが失われます。バックアップを取っておけば安心かもしれませんが、10 ギガを超えるようなファイルはバックアップをするのも一苦労でしょう。
また、ギガ単位の PST ファイルともなると、おそらく一つのフォルダに保存されるアイテム数もかなりの量になり、アイテムの一覧表示などにも時間がかかるようになるかもしれません。
したがって、古いアイテムの整理機能などを活用して、普段メインで使う PST ファイルのサイズは小さめに保ったほうがパフォーマンスも良くなるのではないかと思います。

8. 複数の MAPI プロファイルで一つのメールボックスにアクセスする場合に RSS の共通フィードと同期する。

Outlook 2007 には RSS リーダーの機能があり、IE7 の RSS フィードと同期させることができます。しかし、IE7 の RSS フィードは Windows のユーザー単位で管理されているのに対し、Outlook 2007 の RSS フィードは MAPI プロファイル単位で管理されています。
そして、複数の MAPI プロファイルで RSS の共通フィードと同期すると、同じ RSS フィードが重複して登録されたり、別の MAPI プロファイルで追加された RSS フィードが認識されなくなったりすることがあります。
複数の MAPI プロファイルで一つのメールボックスにログオンする場合は、[RSS フィードを共通フィード リストと同期させる] はオフにしたほうが良いでしょう。

9. PST ファイルをファイル ベースのウィルス スキャンで監視する。

ファイル ベースのウィルス スキャンでは、通常 PST の内部構造を理解してスキャンを行うわけではありません。そのため、ウィルス スキャンで PST ファイルを監視した場合、ウィルスを含むメッセージを受信した際に PST 全体が検疫されてしまう可能性があります。
したがって、ウィルス スキャンで除外するファイルの拡張子として PST を追加しておいたほうが良いでしょう。
なお、サーバーと Outlook の間に入ってウィルス スキャンするようなソフトや、MAPI を使って PST ファイルにアクセスするようなソフトなら問題ありません。

10. フォルダ上でアイテムをコピーする。

これはおそらく意外に感じられるかもしれませんが、Outlook のフォルダ上でアイテムをコピーし、同じフォルダにペーストすると予期しない動作をする可能性があります。
例えば、下書きフォルダで書きかけのメッセージをコピー・ペーストし、テンプレートとして使うような方法は、MSG ファイルをテンプレートとして使うのと同じような現象を引き起こします。
これは、アイテムに含まれる PR_SEARCH_KEY と呼ばれるプロパティがアイテムのコピーで重複するためです。PR_SEARCH_KEY はアイテムの識別に使われるプロパティであり、あるアイテムに関連付けられた別のアイテムを検索するような場合に使用されます。アイテムのコピーによってこのプロパティが重複すると、意図しないアイテムが検索されたり、メールボックスの移動の際に重複アイテムとして削除される可能性があります。