Outlook 研究所

2008年6月1日

Outlook でやってはいけない 10 のこと

Filed under: Outlook の基礎 — outlooklab @ 5:23 PM

Outlook には機能や設定としては存在するものの、アーキテクチャ上の理由から問題が発生する可能性が高い設定や使い方があります。
今回はそのような設定・使い方について説明します。

1. PST (個人用フォルダ ファイル) をネットワーク経由で使用する。

Outlook のメールデータを複数の PC で共有するという場合、真っ先に考えつきそうなのが PST ファイルをネットワーク経由で参照するというものでしょう。しかし、この方法はマイクロソフトのサポート対象外の使い方となります。(http://support.microsoft.com/kb/297019/ja)
理由としては、PST ファイルをネットワーク経由で使用すると以下のような問題があるためです。

  • ローカルにある場合と比べて著しくパフォーマンスが低下する。
  • ネットワークが一時的に切断された場合に PST ファイルが破損し、個人用フォルダ ファイルに含まれるすべてのメールが失われる恐れがある。
  • サーバーに高い負荷がかかり、場合によってはサーバーがハングアップする。(http://blogs.technet.com/askperf/archive/2007/01/21/network-stored-pst-files-don-t-do-it.aspx)

マイクロソフトのサポート技術情報や Office の技術情報の中には、PST ファイルのネットワークでの共有設定について触れているようなものもありますが、基本的にそのような設定はサポート対象外なので参考にしないでください。

2. Exchange サーバーを使う設定で、PST ファイルを配信先にする。

Microsoft Exchange Server を使っている場合、配信先としては Exchange Server のメールボックスと、ユーザーが追加した PST ファイルのいずれかが選べます。
しかし、Exchange Server の機能を最大限に活用したいのであれば、PST ファイルを配信先にするべきではありません。
PST ファイルを配信先にする理由としては、メールボックスのサイズ制限やオフラインでの使用などがあるかもしれません。しかし、この設定ではメールボックスからメッセージや予定データがすべてローカルの PST ファイルに移動されます。
その結果、以下のような問題が発生します。

  • Outlook Web Access から PST ファイルに移動されたメッセージや予定が見えなくなる。
  • 予定表などを共有する設定にしていても、ほかのユーザーからは PST ファイルに移動された予定が見えない。
  • 空き時間情報が正しく表示されなくなる可能性がある。
  • メールデータをバックアップするために、サーバーだけでなくクライアントのデータもバックアップする必要がある。
  • Exchange Server 2007 以降で、送信済みアイテムと開封確認通知の関連付けができなくなる。

したがって、メールボックスのサイズ制限を回避するためには古いアイテムの整理機能を使い、オフラインでの使用は Exchange のキャッシュモードを使うようにするとよいでしょう。

3. 下書きメッセージを MSG ファイルとして保存し、テンプレートとして使う。

以前記事 (http://outlooklab.spaces.live.com/blog/cns!9D7EA61EC7DAA750!213.entry) にも書きましたが、送信前のメッセージを MSG ファイルとして保存し、それをテンプレートとして使用する場合、以下のような問題が発生します。

  • 開封確認、配信確認、返信ボタン、メッセージの取り消しなどが正しく機能しなくなる。
  • メッセージの文字コードが正しく設定されず、文字化けを起こす。

Outlook には OFT というテンプレート用のファイル フォーマットが別にありますので、MSG ファイルは受信したメッセージをローカルに保存するために使用すべきです。
なお、実際には OFT も MSG もファイルの構造は同じで、拡張子により Outlook の動作が変わってくるのです。

4. 一つの MAPI プロファイルに Exchange Server と POP/SMTP アカウントを追加し、メールの送受信には POP/SMTP のみを使う。

Outlook 2002 以降、一つの MAPI プロファイルに Exchange Server のアカウントと POP/SMTP アカウントを併用することができるようになりました。
しかし、メールの送受信は常にインターネット プロバイダの POP/SMTP サーバーを使い、Exchange Server は予定の共有だけに使う、というような使い方は正しく機能しない可能性があります。
例えば、会議出席依頼を Exchange Server 上のメールボックスに送信したいという場合、そのメールは本来 Exchange Server を経由して送信されるべきです。これを POP/SMTP サーバー経由で送信すると、メッセージの送信者と会議出席依頼の開催者の整合性が取れなくなる可能性があります。
Exchange と POP/SMTP を併用する場合は、メインのアカウントとして Exchange を使うほうがよいでしょう。

5. 半角カタカナ・機種依存文字を使用する。

これは Outlook に限ったことではありませんが、日本語のメールを作成する場合、半角カタカナや機種依存文字を使用してはいけません。これらの文字が一般的に日本語の文字を送信するために使用される ISO-2022-JP という文字コードに含まれていないためです。
規約に外れる形で送信を行うことも可能ですが、その結果文字化けが発生したり、予期しない現象が発生することがあります。
どうしてもこのような文字を送る必要があるということであれば、文字コードとしては UTF-8 を使うべきでしょう。

6. Exchange Server 2003 以降の環境において [リソースの設定] で会議室などのリソース予約を直接行う。

[リソースの設定] を使った会議室などのリソース予約は、Outlook から直接共有された予定表にアイテムを追加することによって予約を行います。当然 Outlook はリソースの予定が重複しないようにチェックを行いますが、多数のクライアントで同時に同じ予定表にアクセスしているような場合、重複が発生する可能性があります。
これは、Outlook が共有の予定表で指定された時間が空いていることを確認してから、実際に予定を書き込む間のほんのわずかなタイミングで、別の Outlook が同じ時間帯をチェックした場合に、両方の Outlook で同じ時間帯に予約を入れてしまうことがあるからです。
また、共有予定表に一般のユーザーが書き込みの権限を持っている場合、自分の予定表と同様に書き込みを行うことができてしまうため、意図するかどうかにかかわらず重複した予定を書き込むこともできます。
サーバーが Exchange Server 2003 以降であれば、サーバーで会議室などのリソースのメールボックスの出席依頼を自動的に処理することでリソースの管理が行えますので、Outlook の [リソースの設定] ではなくサーバーの機能を使うとよいでしょう。
Exchange Server 2003 の場合は、自動承諾エージェントをインストールして設定します。自動承諾エージェントは http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=3D0884E6-C603-491D-BF57-ACF03E046BFE&displaylang=ja からダウンロード可能です。使用方法については http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=5EAC9A70-699B-495A-A920-82403305226B&displaylang=ja からダウンロードできるドキュメントを参照してください。
また、Exchange Server 2007 の場合はリソース アカウントという特別なアカウントを作ることができ、このアカウントで出席依頼の自動処理が可能になります。 Exchange Server 2007 でのリソース管理の詳細については http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/aa996338(EXCHG.80).aspx を参照してください。

7. 2 ギガ以上のサイズの PST ファイルを使用する。

Outlook 2003 以降では、新しいフォーマットの PST ファイルが使えるようになり、以前のバージョンの約 2 ギガという PST ファイルのサイズ制限が 20 ギガまで拡張されました。(実際にはレジストリの設定により 20 ギガ以上にすることも可能です。)
しかし、万が一 PST ファイルが破損して開けなくなってしまった場合、そのファイルに保存されていたすべてのメッセージや予定、連絡先などが失われます。バックアップを取っておけば安心かもしれませんが、10 ギガを超えるようなファイルはバックアップをするのも一苦労でしょう。
また、ギガ単位の PST ファイルともなると、おそらく一つのフォルダに保存されるアイテム数もかなりの量になり、アイテムの一覧表示などにも時間がかかるようになるかもしれません。
したがって、古いアイテムの整理機能などを活用して、普段メインで使う PST ファイルのサイズは小さめに保ったほうがパフォーマンスも良くなるのではないかと思います。

8. 複数の MAPI プロファイルで一つのメールボックスにアクセスする場合に RSS の共通フィードと同期する。

Outlook 2007 には RSS リーダーの機能があり、IE7 の RSS フィードと同期させることができます。しかし、IE7 の RSS フィードは Windows のユーザー単位で管理されているのに対し、Outlook 2007 の RSS フィードは MAPI プロファイル単位で管理されています。
そして、複数の MAPI プロファイルで RSS の共通フィードと同期すると、同じ RSS フィードが重複して登録されたり、別の MAPI プロファイルで追加された RSS フィードが認識されなくなったりすることがあります。
複数の MAPI プロファイルで一つのメールボックスにログオンする場合は、[RSS フィードを共通フィード リストと同期させる] はオフにしたほうが良いでしょう。

9. PST ファイルをファイル ベースのウィルス スキャンで監視する。

ファイル ベースのウィルス スキャンでは、通常 PST の内部構造を理解してスキャンを行うわけではありません。そのため、ウィルス スキャンで PST ファイルを監視した場合、ウィルスを含むメッセージを受信した際に PST 全体が検疫されてしまう可能性があります。
したがって、ウィルス スキャンで除外するファイルの拡張子として PST を追加しておいたほうが良いでしょう。
なお、サーバーと Outlook の間に入ってウィルス スキャンするようなソフトや、MAPI を使って PST ファイルにアクセスするようなソフトなら問題ありません。

10. フォルダ上でアイテムをコピーする。

これはおそらく意外に感じられるかもしれませんが、Outlook のフォルダ上でアイテムをコピーし、同じフォルダにペーストすると予期しない動作をする可能性があります。
例えば、下書きフォルダで書きかけのメッセージをコピー・ペーストし、テンプレートとして使うような方法は、MSG ファイルをテンプレートとして使うのと同じような現象を引き起こします。
これは、アイテムに含まれる PR_SEARCH_KEY と呼ばれるプロパティがアイテムのコピーで重複するためです。PR_SEARCH_KEY はアイテムの識別に使われるプロパティであり、あるアイテムに関連付けられた別のアイテムを検索するような場合に使用されます。アイテムのコピーによってこのプロパティが重複すると、意図しないアイテムが検索されたり、メールボックスの移動の際に重複アイテムとして削除される可能性があります。

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16件のコメント »

  1. はじめまして。「メールアドレスから連絡先を検索する」を見つけてさっそく使用させていただいたものです。
    メール受信時に差出人を取得し表示することができて大満足です!課のみんなで利用させていただきました。どうもありがとうございます♪
    そこで、質問なのですが、すでに受信して受信トレイにたまったメールにも「差出人」を表示させることができるマクロはあるのでしょうか?
    いろいろ調べたのですが、みつかりませんでした。もしすでに掲載済みでしたら教えてください。
     
    OUTLOOKでもマクロが使えることをはじめて知り感動しています!またいろいろと参考にさせていただきます~^^

    コメント by m.s — 2008年6月20日 @ 9:56 AM | 返信

  2. To m.s さん
    受信トレイにあるメールの差出人を一括で変更するマクロは以下の通りです。(http://outlooklab.spaces.live.com/blog/cns!9D7EA61EC7DAA750!177.entry のマクロが登録済みであることが条件です。)
     
    Sub RewriteSenderInInbox()    Dim objInbox    Dim objMsg    Set objInbox = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox)    For Each objMsg In objInbox.Items        If objMsg.MessageClass = "IPM.Note" Then            RewriteSender objMsg.EntryID        End If    NextEnd Sub

    コメント by Millefeuille — 2008年6月23日 @ 12:04 AM | 返信

  3. 突然の書き込みに、ご丁寧にコードまで提示していただき、本当にありがとうございました!
    さっそく試してみたのですが、受信トレイのものはすべて反映しました^^
    でも、諸条件でフォルダの移動を設定してあるものにも反映させるには、それぞれのフォルダごとにコードを追加しないとダメなんですよね?
    なんとなくコードを実行した結果から「そうなのかな~」という推測でしかないのですが。。
     
    もしそうなら、移動条件に基づいて、指定フォルダ先で表示名を取得するコードとゆうのを、ちょっと検索して探してみようと思います♪
    マクロは正直ぜんぜんわかりませんが、こんなところでも使えるんだなぁと発見させていただいて本当に感謝です!ありがとうございました!!
     

    コメント by m.s — 2008年6月24日 @ 3:51 PM | 返信

  4. To m.s さん
    例えば、現在選択されているフォルダのメールで差出人を一括変更する場合、以下のマクロになります。
     
    Sub RewriteSenderInActiveFolder()    Dim objInbox    Dim objMsg    Set objInbox = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder    For Each objMsg In objInbox.Items        If objMsg.MessageClass = "IPM.Note" Then            RewriteSender objMsg.EntryID        End If    NextEnd Sub

    コメント by Millefeuille — 2008年6月24日 @ 6:08 PM | 返信

  5. こんにちは。Jimと申します。非常に参考になる情報ありがとうございます。>サーバーが Exchange Server 2003 以降であれば、サーバーで会議室などのリソースのメールボックスの出席依頼を自動的に処理することでリソースの管理が行えますので、Outlook の [リソースの設定] ではなくサーバーの機能を使うとよいでしょう。 ↑ということですが、これは具体的にはどのように操作すればよいのでしょうか?リンク、参考情報などありましたらお知らせいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

    コメント by Unknown — 2008年10月14日 @ 11:39 AM | 返信

  6. To Jim さん

    バージョンによって設定方法などが異なります。記事に Exchange Server でのリソース管理についてのリンクを追加しましたので、こちらを参照してください。

    コメント by Millefeuille — 2008年10月14日 @ 1:05 PM | 返信

  7. 早速レスいただきありがとうございます。> 記事に Exchange Server でのリソース管理についてのリンクを追加しましたので、こちらを参照してください。探してみたのですが、このリンクが見つけられませんでした・・・。どちらにあるのでしょうか?何度も申し訳ありませんがよろしくお願いいたします。ちなみに使用しているExchangeのバージョンは 2003 SP2です。

    コメント by Unknown — 2008年10月14日 @ 2:40 PM | 返信

  8. 引用いただいた箇所の直後に追加したのですがわかりづらかったでしょうか?
    Exchange Server 2003 の場合は、自動承諾エージェントをインストールして設定します。自動承諾エージェントは http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=3D0884E6-C603-491D-BF57-ACF03E046BFE&displaylang=ja からダウンロード可能です。使用方法については http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=5EAC9A70-699B-495A-A920-82403305226B&displaylang=ja からダウンロードできるドキュメントを参照してください。

    コメント by Millefeuille — 2008年10月15日 @ 12:43 PM | 返信

  9. はじめまして。Exchange2003でのリソース管理を行おうと思いこちらのページに参りました。非常に参考になる記事が多く、これからちょくちょく参照させていただきます。ちょっと古い記事への質問で申し訳ありませんが、「6. Exchange Server 2003 以降の環境において [リソースの設定] で会議室などのリソース予約を直接行う。」というのは、http://www.atmarkit.co.jp/fwin2k/tutor/exchange2003_05/exchange2003_05_02.htmlこちらの記事にあるように、自動承諾エージェントを使わずに設定するということでしょうか?また、多数のクライアントで使用すると重複が発生する可能性がある、ということですがどの程度のクライアント数を目安に考えればよいでしょうか?#私の職場では1000程度のクライアントで利用を考えているため、まず間違いなく#自動承諾エージェントを使ったほうがよいとは思っておりますが。。。申し訳ありませんが、お返事いただけますと幸いです。よろしくお願いします。

    コメント by Isamu — 2009年3月5日 @ 6:00 PM | 返信

  10. To Isamu さん御認識の通り、「リソース予約を直接行う」というのは、自動承諾エージェントを使わない方法を意味しています。また、重複が発生する可能性についてですが、タイミングに依存するため一概にどのくらいまでなら大丈夫とは言えません。極端な話、たとえ 2 台でもタイミングが一致すると重複する可能性があるのです。クライアントの台数やリソースの更新頻度により確率が増減するということであり、多数のクライアントだとそれだけ高い確率で重複が発生します。

    コメント by Millefeuille — 2009年3月7日 @ 7:28 PM | 返信

  11. Millefeuilleさん早速お返事いただきまして大変ありがとうございました!やはり自動承諾エージェントの導入が不可欠そうですね。ちょうどこの夏にExchangeをリプレース予定ですので、その際に2007または2003+自動承諾エージェント導入を検討しようと思います。#運用中のサーバにパッチを適用するのは非常に嫌がられるので・・・ (>_<)今後も参考になる記事を期待しています。ありがとうございました。

    コメント by Isamu — 2009年3月9日 @ 9:56 AM | 返信

  12. outlook2010を開くとツールバーにoutlookConenectorのアップグレードとういうのが表示される「今すぐアップグレード」とくりっくしたくなる。この表示を消したい。
    以前にoutlook2010のhotmailを一緒に受け取るにしたが、やはり、取り消したくて、その時にインストールしてしまった、マイクロソフトシルバー???を2個コントロールパネルから、削除したら、その時から、その表示が、出るようになってしまった。
    outlook2010のファイルくを開いたら、アカウント情報ぽPOP/MSTにチェックマークがついている。 MAP1には、なっていない。色々いじっていたら、POP/MSTがもう1行追加されてしまった。訳がわからくなってしまった。

    コメント by 笠原 泰子 — 2013年5月2日 @ 10:24 AM | 返信

    • まず、Outlook Connector はアップグレードいただいたほうが良いです。
      使っていないためアップグレードする必要がないということであれば、プログラムの追加と削除から “Microsoft Office Outlook Connector” アンインストールしてください。
      インストールしているバージョンによって表記は変わるかもしれません。
      また、アカウント情報の POP/SMTP が 2 つになっているということであれば、一つは削除してください。

      コメント by outlooklab — 2013年5月8日 @ 12:41 PM | 返信

  13. お世話になります。

    Excelからoutlook 2010を操作さして下記の処理を行っています。
    outlook 2010で受信トレイのメールを別のフォルダー(たとえば、受信トレイの直下に作成した”done”というフォルダ)へマクロですべて移動します。

    問題:
    ところが、outlookの画面上では、受信トレイからメールがすべてdoneフォルダーへ移動しているにもかかわらず、マクロでチェックすると、まだ、受信トレイに
    そのままメールが残っています。doneフォルダーをマクロで調べると、同じメールがこちらにもあります。
    したがって、この受信トレイからdoneフォルダーへメールを移動するマクロを実行するたびに、どんどん同じメールがdoneフォルダーへ追加されます。

    outlook上で、「すべてのフォルダーの送受信」を行って同期をとっても、上記の現象は解消されません。outlookを再起動しても、Excelを再起動しても
    問題は解消されません。
    ただし、不思議なことに、対象とるメールアカウントのWEBメールで開いたあと、マクロを実行すると受信トレイ上のメール数は、0になり、問題が解消されます。

    マクロを実行した後、そのたびにWEBメールでアクセスするわけにもいかず困っております。 原因と解決策はありますでしょうか。
    outlookの設定は、IMAPです。

    コメント by moon1000 — 2014年1月15日 @ 2:25 AM | 返信

  14. […] Outlook 研究所 でも、Outlook でやってはいけない 10 のこと の 2 […]

    ピンバック by Exchange Server 2013 送信したメールが相手に届かない!? | to Make Someone Smile — 2014年6月13日 @ 10:11 PM | 返信


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