プロジェクト管理の手法として WBS (Work Breakdown Structure) というものがあります。これはひとつのプロジェクトを細分化し、階層構造で管理するというものです。WBS に対応したタスクを Outlook の仕事フォルダで管理する場合、既定では分類項目ぐらいしかカテゴリわけをすることができず、階層化して表示することができません。
しかし、仕事のビューをカスタマイズしてユーザー定義フィールドを追加し、追加したフィールドでグループ化することにより、階層化して表示することができます。
手順は以下の通りです。
- 仕事フォルダを表示します。
- [表示]-[現在のビュー]-[ビューの定義] をクリックします。
- [新規作成] をクリックします。
- ビューの名前に "プロジェクト別" など適切な名前を入力し、[OK] をクリックします。
- [フィールド] をクリックします。
- [新規フィールド] をクリックします。
- 名前に "大項目" と入力し、[OK] をクリックします。
- [新規フィールド] をクリックします。
- 名前に "中項目" と入力し、[OK] をクリックします。
- [新規フィールド] をクリックします。
- 名前に "小項目" と入力し、[OK] をクリックします。
- [OK] をクリックします。
- [グループ化] をクリックします。
- [対象となるフィールド グループ] で [ユーザー定義フィールド] を選択します。
- [最優先されるフィールド] で "大項目" を指定します。
- [2 番目に優先されるフィールド] で "中項目" を指定します。
- [3 番目に優先されるフィールド] で "小項目" を指定します。
- [OK] をクリックします。
- [OK] をクリックします。
- [適用] をクリックします。
これにより、大項目、中項目、小項目という順で階層化したグループごとに仕事が表示されます。項目の表示は文字コード順であるため、項目が表示される順序を任意にしたい場合は、項目名の前に数字を付与してください。(例: 1. 要求定義)
ビューを作成した直後は、それぞれのフィールドの値は (なし) になっていますが、一覧表示で追加したフィールドの値を直接書き換えることができます。また、同じ値の仕事が複数ある場合、そのうちのひとつに値を設定し、別なグループとして表示されたら、ほかの仕事をそのグループ名にドラッグアンドドロップすると、自動的に値が設定されます。
さらに、フォームをカスタマイズすることで、仕事を新規作成する際に追加したフィールドの値を設定することもできます。フォームのカスタマイズの詳細については、http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/aa155722(office.10).aspx をご覧ください。このページは Outlook 2002 用のものですが、Outlook 2003 以降でもほとんど手順は変わりません。