共有メールボックス全体を検索する方法


コメントにて以下のようなご質問をいただきました。


ご教授お願いします。
エクスチェンジオンラインにOutlook2013で接続しております。
共有のメールボックスに対しての検索機能ですが
フォルダを検索、見つからない場合は共有メールボックス全体を検索という動作ができず。
困っております。

共有メールボックス全体を検索するようなマクロは可能でしょうか?

ご回答お待ちしております。



残念ながら、マクロによる解決はできません。
共有メールボックス全体の検索ができないというのは、共有メールボックスをキャッシュしている場合の検索における制限事項になります。

Exchange サーバーにキャッシュ モードで接続している場合、検索のインデックスは Windows Desktop Search により作成されます。
そして、Windows Desktop Search が Outlook のメールのインデックスを作成する際には、OST や PST というファイルの単位でインデックスが生成され、[現在のメールボックス] を選択して検索される範囲は、選択しているフォルダーが含まれる OST や PST 全体を意味します。

ここで問題となるは、共有メールボックスのキャッシュが自分自身のメールボックスの OST に含まれているという点です。
[現在のメールボックス] で検索した際に、OST に含まれるすべてのアイテムを検索対象としてしまうと、自分のメールボックスのアイテムだけでなく、キャッシュされている共有メールボックスのアイテムまで検索されてしまうことになります。
それを防ぐため、OST で [現在のメールボックス] を選択した場合には、OST に含まれる自分自身のメールボックスのアイテムだけが対象となり、共有メールボックスは除外される動作となります。
さらに、[すべてのメールボックス] や [すべての Outlook アイテム] を選択した場合も、OST にキャッシュされた共有メールボックスは除外対象となります。

そして、共有メールボックスのような除外対象のフォルダーは、そのフォルダーを選択している場合だけ検索ができるという動作となるのです。

回避策としては、[共有フォルダーをダウンロード] をオフにするというものがあります。
手順は以下の通りです。

  1. [ファイル]-[アカウント設定]-[アカウント設定] をクリックします。
  2. Exchange Online のアカウントをダブルクリックします。
  3. [詳細設定] をクリックします。
  4. [詳細設定] タブの [共有フォルダーをダウンロード] をオフにし、[OK] をクリックします。
  5. [次へ]、[完了] をクリックします。

このようにすると、共有メールボックスについてはキャッシュせずにオンラインでアクセスするようになりますが、オンラインで検索を実行すると Exchange サーバーで生成されたインデックスが使用され、この場合には共有メールボックスであってもメールボックス単位やサブフォルダーの検索が可能となります。

なお、共有メールボックスを個別の Exchange アカウントとして追加するという回避策もあるのですが、AutoMapping という機能が有効になっている場合に様々な問題が発生するため、おすすめはしません。

参考リンク: Understanding Search Scopes in Microsoft Outlook

共有メールボックス全体を検索する方法」への1件のフィードバック

  1. お世話になります

    Excelで作成した会議の内容(日時、出席者、案件名)等をまとめた台帳 と Outlookの予定表アイテムをリンクさせたい
    と思います。
    ・OutlookからExcelに書き出す
    ・ExcelのデータをもとにOutlookの予定表アイテムを作成する
    例はよく見かけるのですが、
    Excelの台帳を変更した後、変更内容(日時等の変更、会議を取りやめた場合など)を予定表アイテムに反映させる方法がわかりません

    もし、各予定表アイテムに一意の識別子があれば、その情報で管理できるのと思いますが、実際はどのようなコードを書けば実現できるでしょうか。

    よろしくご教示ください

    補足:
    ・Excelの台帳で集計をするので、Outlookのビューを一覧表示にするだけでは役を果たせません
    ・会社の方針でサーバー側に仕掛けを作ることはできません
    ・使用しているのはOffice 2013, Windows 7 enterpriseです

コメントを残す

以下に詳細を記入するか、アイコンをクリックしてログインしてください。

WordPress.com ロゴ

WordPress.com アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Twitter 画像

Twitter アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Facebook の写真

Facebook アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Google+ フォト

Google+ アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

%s と連携中