Best Practices for Outlook 2007 に関する FAQ


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Frequently asked questions」を参考にしています。

閲覧ウィンドウが下 (またはオフ) より右のほうがよい理由は?

メールを読む際、幅が広くて行が少ないテキストよりも幅が狭くて行が多いテキストのほうが楽に読むことができます。これは、幅が狭いほうが目の左右の動きが少なくなり、その結果頭や首の負担も軽減されるからです。セキュリティの観点で閲覧ウィンドウを表示しないという方もいるかもしれませんが、Outlook 2007 以降は HTML メールの表示に Internet Explorer を使用していないため、Internet Explorer の脆弱性によってプレビューだけで感染するというようなウイルスの影響は受けません。

使わなくなったフォルダはどうすればよい?

ナビゲーション ウィンドウのお気に入りのフォルダは普段よく使うフォルダだけを追加しておくべきでしょう。お気に入りのフォルダに多数のフォルダが存在する場合、そのフォルダに含まれるメールを一つの参照用フォルダにまとめ、空になったフォルダは削除します。

スレッド表示はどんな時に使う?

スレッド表示は以下のような場合に便利です。

  • メールをあまり頻繁にはチェックしないため、一度にまとめてメールを見たい場合。
  • 多数の返信によるディスカッションが行われているメール スレッドを数多く受信している場合。
  • 誰が誰のメールに対して返信しているかという状況を確認したい場合。
  • 多数のメールを受信した場合。

メールをスレッド表示にすることで、多数の返信が繰り返されているようなスレッドを容易に見ることができます。この場合、スレッドの一番最後のメールだけ見て、返信を行うことができます。また、スレッド全体を選択して一括処理することも可能になります。たとえば、長い間メールのやり取りが繰り返され、最終的に結論が出た後、そのスレッドをまとめて移動または削除することができます。

個人的なメールと仕事のメールは一緒に保持するべき?

Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック」の「メールを読む場所を減らす」というのは、個人的なメールと仕事のメールを混在させるべきという意味ではありません。基本的には個人的なメールと仕事のメールのアカウントは分けるべきです。ただし、使用するメールアドレスの数は少ないほうがよいでしょう。
幸いなことに、Outlook 2007 では複数のアカウントを同時に使用することが可能です (Exchange のアカウントは一つだけですが)。そのため、仕事のメール (Exchange Server) と Windows Live Hotmail (Office Outlook Connector を使用)、あるいは Gmail のアカウントなども一つのプロファイルで使用可能です。

メールの未読や既読はどの程度役に立つ?

Outlook 2007 のメールの未読・既読の状態は少なくとも一回は読んだかどうかということを表しています。しかし、この状態は簡単に変更できるため、履歴として使用できるようなものではありません。

ちなみに、メールを既読の状態にするショートカットは CTRL+Q、未読にするショートカットは CTRL+U です。

何故未読や既読の状態だけでは不十分なのか?

ユーザーの中には未読や既読の状態によりアイテムが新着か参照済みかを判断するという人もいます。しかし、未読状態は信頼性が低いもので、あなたが実際にメール本文に目を通したかどうかにかかわらず、次のメールを参照するためにフォーカスが外れたタイミングで自動的に既読となります。そのため、メールが既読となっていても改めてメールを読み返さなければならないことも多々あります。そのため、受信トレイの管理方法としては「Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック」の 4 つの D にしたがって一つずつメールを処理していくというものになります。このルールに従って処理したメールは受信トレイで未読のまま残り続けることはありません。

メールを保管しなければならない理由は何?

メールに関して処理を済ませた後、再び参照するときのために、メールを保管するために単一の保管場所を用意しておくことはベスト プラクティスの一つです。参照するフォルダーを「1-参照用」や「2-個人用」など限定した数にしておくことで、メールを間違って別のフォルダーに移動してしまったり、一つのトピックやプロジェクトに関するメールを複数のフォルダーにコピーして保管したりすることがなくなります。

あるトピックやプロジェクトについて、参照フォルダーのすべてのメールを見る必要はありません。分類項目や検索フォルダを使用することで効率的にメールを検索することができます。

参照用フォルダーを一つにする理由は何?

フォルダーが一つであれば、メールをどのフォルダーに振り分けるか悩む必要がなくなり、後々参照する必要があるメールはすべてそのフォルダーに格納されているという状態になります。

フォルダーが複数になると、メールを振り分ける際にどのフォルダーに保管するかを決めなければなりません。もしメールの振り分け先として複数のフォルダーが該当してしまったらさらに面倒なことになります。フォルダーの数が多ければそれだけ選択肢が増えることになり、収拾がつかなくなるかもしれません。

一方、受信トレイにすべてのメールを保管することも一つの手かもしれませんが、その場合にはメールを見るたびに「これは処理が必要なメールか? それとも単に参照用に残しているだけか?」ということを考えなければならず、それは隠れたコストとなります。また、受信トレイには新しいメールだけがあるというのは精神衛生上も良いことです。さらに、受信トレイはほかの人からメールを受信することで整理が難しくなることもありますが、参照用フォルダーは自分のやり方で整理ができます。

配布リストのためにフォルダーが別途必要になる理由は?

  • 異なる自動整理の設定: 配布リストのためのフォルダーは通常の自動整理とは異なる設定をすべきです。たとえば、毎日駐車場の空き状況が送信される配布リストで、そのメールを保持する必要がないという場合、そのフォルダーの保持期限は 1 日にして、アイテムを直ちに削除するというようにします。一方、仕事に関する配布リストは自動整理の保存期間を 1 年に設定します。
  • スレッドの効果的なグループ化: 配布リストをトピックごとのフォルダーを分けることで、スレッドの表示をグループ化することができます。そのため、特定のトピックに関する検索について、そのフォルダーだけを検索すればよいということになります。

配布リストと RSS のフォルダーを受信トレイと分ける必要がある?

大規模な配布リストや RSS 購読を受信トレイに配信すると大量のメールであふれてしまいます。新聞の日曜版のように、それらのメールや記事は時には有用だったり興味を引くものだったりしますが、すべてに目を通すには 1 日以上かかるかもしれません。このようなメールは自動仕分けのルールでフォルダーに振り分け、本当に興味を引くものや自分に関係のあるものだけを読むようにします。

受信トレイではないフォルダーに移動すべき配布リストは?

下記のような配布リストは別のフォルダーにルールで移動すべきものの候補となります。

  • 大量のメールを受信する配布リスト
  • メンバーが多数含まれる配布リスト

CEO からのメールのような全社レベルの重要なメールや、IT 部門からのサーバーのダウンタイムの通知のようなものは別のフォルダーに移動すべきではないでしょう。有用な内容や興味を引くような内容がほとんどない配布リストのメールについては、その頻度にかかわらずルールでフォルダーに移動します。

RSS のルールはどのように設定する?

RSS フィードを購読するときには、それを配布リストのように取り扱います。キーワードによって自分に関連がありそうなアイテムは自動仕分けで受信トレイに移動し、それ以外は RSS のフォルダーに配信します。

管理フォルダーやサードパーティのアーカイブ ソフトなどがある場合はどうすればいい?

自動整理の代わりに管理フォルダーなどが存在する場合は、会社のポリシーに従うべきです。

自動仕分けルールを使わなければならない理由は?

時がたつにつれて、受信するメールの数は多くなっていきます。自分が受信したすべてのメールを見ることはできなくなるでしょうし、すべきでもないでしょう。その代わりに自分にとって重要なメールだけを読むようにします。自動仕分けルールにより重要なメールに優先順位をつけ、不要なメールを読まずに済ませることができます。

Tip    自分 (または自分が購読している配布リスト) 宛に送られたメールだというだけで、そのメールを読まなければならないわけでもなく、応答が期待されているというわけでもありません。

フラグをセットした際に設定される日付は?

フラグ 開始日 期限 アラームの追加で自動設定される日時
今日 今日 今日 今日の稼働時間の終了時刻の1時間前
明日 明日 明日 明日の稼働時間の開始時刻
今週 今日から 2 日後または
今週の稼働日の最終日
のどちらか早い方
今週の稼働日の最終日 開始日の稼働時間の開始時刻
(ただし、開始日が今日の場合は終了時刻
の1時間前)
来週 来週の稼働日の開始日 来週の稼働日の最終日 来週の開始日の稼働時間の開始時刻
(ただし、開始日が今日の場合は終了時刻
の1時間前)

To-Do バーに一年以上残っている仕事やフラグ付きのメールはどうすればいい?

もしその仕事やメールについて何かしらの作業を行っていないのであれば、それらを右クリックし、[削除] をクリックしましょう。この操作は古い仕事を削除し、フラグ付きのメールや連絡先についてはアイテムを削除することなくフラグだけを削除します。

使っていない分類項目はどうすべき?

使う予定のない分類項目はすべて削除してください。ただし、分類項目マスターはすべての種類のアイテムで共有されるものであるため、連絡先で使用するものについては残したままにします。

色を選ぶ最も良い方法は?

色つきの分類項目を作る場合、色の選択はよく考える必要があります。たとえば、「@電話」と「@メール」に同じ色を割り当ててはいけませんが、1 on 1 ミーティングに関連する分類項目は似たような色を選択するべきです。時間が経つにつれ、To Do バーにあるアイテムの分類項目の色だけで現在処理が必要なものかどうかの判断がつくようになります。たとえば、「@自宅」に紫を設定している場合、仕事をしている間は紫の仕事は見る必要はないと判断できます。

仕事のための予定を予定表に作る理由は?

予定表に予定アイテムを作成すると、ほかの人が空き時間情報を確認した際にその時間に予定があるように見えるため、会議などを設定されることがほとんどなくなります。会議により予定が詰まっている場合、自分自身の仕事をするためにはあえて自分の仕事の予定を作成する必要があります。

また、明示的に予定を作成することで、その時間帯は決めた仕事を必ずやるという気構えにもつながります。もし、誰かが仕事のための時間帯に別の予定を入れてしまった場合には、仕事の時間を再度設定し直します。

受信トレイに 10,000 件メールがあったらどう扱えばいい?

もし受信トレイに 20 通以上メールがあったら、先週以前のメールをすべて選択し、「1-参照」フォルダーに移動してしまいます。フラグなどの設定が適切に行われていれば、それで構わないはずです。

何故多数のメールを受け取らなければならないのか?

もし多数のメールを受信して困惑しているのであれば、自分で取り扱える以上のメールを受信していることになります。その場合、現在設定しているよりも積極的なルールを設定する必要があるでしょう。メールを差出人別表示にして誰からのメールが多いのかを確認し、不要なメールを多く送ってくる人からのメールを自動仕訳ルールで別フォルダーに振り分けます。また、読む必要のほとんどない配布リストが受信トレイに配信している場合もルールで別フォルダーに振り分けます。ビューを変更した場合には元に戻すのをお忘れなく。

時間が 10 分ある場合、受信トレイのどのメールを読めばよい?

もしミーティングとミーティングの間など、ほんの少しだけ時間があるという場合、まず受信トレイで青く表示されているメール — つまり、自分宛のメールを読みます。それらのメールはあなたからの返信を待っているか、重要なものである場合が考えられます。

メールはどのくらいの頻度で読めばよい?

私たちのほとんどはメールを読むことが中毒のようになっています。毎朝 20 分メールを読み、次に仕事のレビューを行います。それからは自分の仕事に集中しましょう。メールを読む時間を朝夕それぞれ1回ずつに制限することで、生産性は極めて高くなります。まずは一週間、自分自身で試してみてください。

複雑な仕事はどのように管理したらよい?

いくつかの仕事については Outlook の仕事アイテムだけでは管理が難しいかもしれません。そのような場合は OneNote を使います。たとえば、複数の作業工程やサブタスクを含むプロジェクトを計画する場合、OneNote がより適切なツールといえるでしょう。

もし、関連する少数の仕事を記録するだけでよいのであれば、仕事アイテムの本文に書きこみます。また、仕事に関連するメールも仕事アイテムに添付します。

仕事フォルダに個人的なアイテムと会社での仕事を混在させてもよい?

可能であれば、個人的な用事も会社での仕事も一つのフォルダで管理すべきです。仕事のリストを一つにまとめることで、自分がやらなければならないことが一目でわかるようになります。すでに一つのリストで管理しているなら、分類項目を使って個人的なものと仕事とを効果的に区別することができます。ただし、会社の Exchange Server に保存した仕事アイテムは IT 部門のスタッフによって意図せず見られる可能性もありますので、仕事リストに個人的な用事を書き込むときは適切なものに限るべきです。

仕事を自分の頭だけで管理して何が悪い?

頭だけで仕事を管理するのには限界があります。頭で仕事の管理をする代わりに Outlook 2007 を頼ることで、解放感が得られます。自分のすべきことを常に意識する必要がなくなり、現在の仕事に集中することができます。

Outlook 2007 で仕事を管理する方がよい理由は?

Outlook 2007 の仕事リストが紙のリストよりも有用な理由は以下の通りです。

  • 紙のリストでは自動的に最新の状態を維持することはできません。
  • 紙のリストでは並べ替えが容易にできません。
  • Outlook Web Access を使えば仕事リストがどこからでも確認できます。
  • Outlook 2007 は OneNote や Office SharePoint Server、携帯電話などとも連携できます。
  • 紙のリストは容易に紛失してしまいます。

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