連絡先の使用について


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Contacts」を参考にしています。

Exchange 環境で Outlook の連絡先を使う

Exchange 環境においてグローバル アドレス一覧が使える状況でも、以下のような場合には連絡先を使う必要があります。

  • 社外のユーザーに連絡を取る場合
  • 連絡先に追加の情報 (例えば誕生日など) を入力したい場合
  • Windows Mobile などのモバイル端末と連絡先を同期したい場合

個人用配布リストを使う

社外の人を含むグループに一括でメールを送信したい場合、個人用配布リストが使用できます。Exchange 組織内のユーザーのみで構成されるグループにメールを送信する場合には、個人用配布リストではなく Exchange の配布リストを使用してください。

個人用配布リストと Exchange の配布リストの違いは以下の通りです。

個人用配布リスト

  • Outlook の利用者が任意に作成・変更可能です。
  • メールアドレスはありません。
  • 送信の際に Outlook によって配布リストが展開されます。
  • 送信されるメールのヘッダーには配布リストではなくメンバーが個別に追加されます。そのため、誰に送信されたかがわかり、全員に返信を実行するとメンバーが個々に To や Cc に追加されます。
  • 受信者は個人用配布リストが使われていることがわかりません。
  • 他の人と共有する場合には、配布リストのオブジェクトをメールで送信したり、パブリック フォルダなどで共有する必要があります。

Exchange 配布リスト

  • 作成や変更は管理者または権限があるユーザーのみ可能です。
  • 配布リスト用のメールアドレスがあります。
  • 送信の際に Exchange サーバーによって配布リストが展開されます。
  • 送信されるメールのヘッダーにも配布リストが表示され、返信の際にも配布リストがそのまま使用されます。
  • メンバーを非公開に設定すると、配布リストに誰が含まれているのかは受信者にはわかりません。
  • グローバル アドレス一覧を参照可能なすべてのユーザーで使用できます。

なお、異なる組織に属している受信者を同じ個人用配布リストのメンバーとして追加し、その個人用配布リストを宛先や Cc に設定すると、個人情報の漏洩になる恐れがあります。したがって、個人用配布リストの使用には十分注意してください。

連絡先の使用について」への2件のフィードバック

  1. 配布リストと連絡先リストはほぼ同一の機能を指し示す部分と理解していましたが、Exchange 配布リストと記載されている部分は、配布グループとなるのではないでしょうか。

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