予定表と会議


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Calendars and meetings」を参考にしています。
会議出席依頼に関してすべきことやしてはいけないことのガイダンスは「Outlook meeting requests: Essential dos and don’ts」(英語) に記載されています。オンライン トレーニングの「予定表 I: Outlook 予定表の基本」でビデオによる予定表の使用方法の説明があります。

ミーティングを開催すべきタイミング

以下のような場合、ミーティングを開催すると良いでしょう。

  • 複数の人々が一つのグループとして作業を開始する場合
  • 複数の人々の間で一つのトピックに関するメールのやり取りが10回以上続いた場合
  • ディスカッションやブレインストーミング、共同作業が必要となった場合

ミーティングはそれが物事を進めるためにもっとも適切な方法である場合に開催し、開催にあたっては事前にミーティングの目的を明確にします。

出席者の選択

ミーティングには必要最小限の出席者を招待します。出席者が増えるとそれだけミーティングが複雑化し、コントロールしづらいものとなります。反対に、もし何らかの決断を下す必要がある場合、決定権がある関係者を出席者に加える必要があります。そうでない場合、ミーティングで下した決断が却下され、時間とリソースの無駄になります。

時間の選択

開催する時間は予定表の空き時間情報により出席者の空き時間を確認して選択します。空き時間情報の確認方法や繰り返しの会議の設定などについては Office のヘルプの「会議の計画を立てる」やオンライン トレーニングの「Outlook 2007 で受信トレイを整理する」を参考にしてください。

直接会う必要があるかどうかの判断

以下のような場合、直接会ってミーティングをする必要があります。

  • 複数の人々が一つのグループとして作業を開始する場合
  • 物品などを直接見せたり、渡したりする必要がある場合
  • ブレインストーミングをする必要がある場合
  • 共同作業が中心のミーティングとなる場合
  • 電話や Office Live Meeting などのリモート会議可能な装置を持たない人がいる場合

上記の条件に当てはまらない場合、電話や Live Meeting などによる会議も検討の余地があります。
なお、上記のうちブレインストーミングに関しては Live Meeting による会議でも可能な場合があります。Live Meeting の詳細については以下の Web ページを参考にしてください。

Tip ミーティングが開催される場所に移動するために時間がかかる場合、予定表で移動のための時間をミーティングの前後に確保しておきます。

関連文書の取り扱い

ミーティングを準備するにあたって、事前または会議中にドキュメントを出席者で共有しなければならないことがあります。共有するための方法には以下のようなものがあります。

  • 出席者全員が社内 LAN にアクセス可能な場合、SharePoint サイトにファイルを保存するか、ファイル サーバーで共有します。
  • 出席者に社内 LAN へのアクセスができない人がいる場合、Groove Workspace の使用を検討してみてください。
  • ミーティングのためのドキュメント ワークスペースがすでに存在する場合、そのリンクをメールで送信します。

なお、会議出席依頼に文書を添付して送信すべきではありません。

議題の準備

  • 「@ミーティング」分類項目により会議に必要な情報を集める
    「@ミーティング」という分類項目をつけた一つの仕事アイテムを作成し、その開始日または期限をミーティングの日付にします。そして、ミーティングで話し合いたい内容などがあがってきた場合、その内容をその仕事アイテムに追加していきます。それらをまとめることにより、仕事アイテムに記載された内容がミーティングの議題になります。ミーティングが終了したら、その仕事アイテムを終了し、アクションアイテムのための新たなタスクを作成します。
  • ミーティングで議題にあげたいメールやメールスレッドがある場合
    ミーティングで議題にあげたいメールがある場合には、ミーティングの日付を期限とするフラグをメールに設定し、「@ミーティング」分類項目をつけます。
    そのようなメールが 3 つ以上ある場合には、To Do バーがあふれるのを防ぐため、フラグの設定は行いません。その代わりに、ミーティングの名前を件名とする仕事アイテムを作成し、メールを添付します。また、その仕事アイテムには「@ミーティング」分類項目をつけます。
  • 議題にあげたいものが多数ある場合
    他の人と共同作業したり、議題にあげたいものが多数ある場合には、OneNote を使ってみてください。OneNote は SharePoint サーバーやファイルサーバーで共有が可能であり、Outlook の仕事アイテムよりも豊富な機能があります。

ミーティング中の共同作業

ミーティング中にどのようなツールで共同作業ができるかは、出席者がいる場所やアクセス方法に依存します。

同じ部屋の中で一つのドキュメントについて共同作業をする場合、Word の変更履歴コメントを使います。(詳細はDemo: Use tracked changes and comments in your Word 2007 documentsをご覧ください。)

出席者の数名が遠隔地にいる場合、Live Meeting を使います。

一時的に共同作業が必要となった場合、OneNote を使用して一つのノートブックを複数人で共有します。ノートブックが共有できなかった場合には、ミーティングが終わった後にノートを出席者にメールで送信します。

自分がミーティングの議事録を書く必要がある場合にも、OneNote を使用します。この際、Outlook から会議の詳細を挿入することが可能です。ミーティングが終わったら、議事録のノートを出席者にメールで送信します。

定期的なミーティングを終了させる方法

定期的に開催されていたミーティングを今後開催する必要がなくなったという場合、ミーティングそのものを削除すべきではありません。定期的なミーティングを削除すると、そのミーティングの過去に開催された分も削除されてしまうからです。定期的に開催する必要がなくなったミーティングは、定期的な予定のパターンを変更し、終了日を最後に開催されるミーティングの日付にします。

予定表の共有

Exchange Server 環境では空き時間情報により予定の有無が確認できるため、予定の件名や詳細を必ずしも公開する必要はありません。詳細については、予定表共有の概要デモ: Outlook の予定表を他のユーザーと共有する 3 つの方法を参照してください。
しかし、自分のスケジュールの詳細を他のユーザーに公開したいのであれば、簡単に予定表を共有することができます。

また、自分以外のユーザーに自分の予定表を管理、たとえば会議出席依頼への承諾や拒否を行わせたい場合には、代理人の設定を行います。なお、予定表に代理人を設定する場合は一人だけにしてください。複数の代理人を設定すると、問題が発生します。

グループで予定表を共同管理するような場合には、自分の予定表を公開するのではなく、SharePoint の予定表を使用します。例えば、メンバーの休暇の予定を共有する場合には SharePoint サイトの予定表を使うと良いでしょう。

空き時間情報にアクセスできない外部のユーザーなどとミーティングを開催する場合、メールで自分自身の空き状況を送ります。これにより、相手がミーティングの日時の設定がしやすくなります。

注意 予定表の共有がされているかどうかはお使いの Exchange Server のバージョンや設定に依存します。例えば、Exchange Server 2007 以降であれば、件名と場所のみを共有する設定も可能です。

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