仕事フォルダの活用方法


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Tasks: Doing your work」を参考にしています。

毎週のレビュー

仕事フォルダにより仕事と時間の全体像を見ることで、重要な仕事とそうでない仕事の優先順位付けができるようになります。また、自分で現実的に達成できるものとそうでないものを他の人に明らかにすることもできます。先週の仕事と今週の仕事を毎週レビューすることで、上司とのミーティングの準備や状況報告メールの準備に役立ちます。

仕事をする場所

メールの処理を終えたら、Outlook の仕事フォルダを中心に作業を行います。例えば、メールの返信などについても仕事フォルダから実施します。仕事フォルダで作業を行うことにより受信トレイのメールの並び順などに惑わされることがなくなります。

仕事をまとめて処理する方法

仕事リストや予定をこなす際には、似たような仕事はまとめて処理します。例えば、時間が数分しか取れないのであれば、その間に終わりそうな電話の用件をまとめて処理します。また、例えばメールの返信を書くというようなエネルギー集約型の作業は、体力に余裕があるうちに行います。そして、状況報告のメールを読むだけというような気楽な作業については、その日の終わりや体力がなくなったときに行います。このように仕事をまとめて処理することで、作業を効率的に進めることができます。

仕事をまとめて処理する方法のひとつに、並べ替えを [開始日] から [分類項目] に変えるというものがあります。To Do バーで [並べ替え] をクリックし、[分類項目] をクリックすることで分類項目別に並び替えができます。

注意: もし、自分が作業を進めないと他の人の作業が進まないというような仕事があったら、それを最初に実行します。

仕事の終了

作業が終わったら、仕事を削除するのではなく [仕事の終了] をオンにします。To Do バーでフラグをクリックすると、仕事を終了状態にできます。終了状態になった仕事は仕事フォルダで表示できるので、自分が完了した作業を後で確認できるようになります。なお、後で確認する必要が無い仕事やメールは削除してもかまいません。

オフラインによる作業

やらなければならない作業が多くある場合、サーバーとの接続をオフラインにして受信メールによる作業の中断から解放されることも検討したほうがよいかもしれません。

注意: オフラインにできるのは Exchange のキャッシュ モードを使用してる場合か、オフライン フォルダの設定を行っている場合のみです。

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