時間と仕事を管理するための毎日のレビュー



この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Daily review: Managing your time and tasks」を参考にしています。
毎朝、仕事や予定表を管理するための時間を確保することは重要です。この時、以下のような処理を行います。

  • 今日と今週の予定やミーティングをチェックします。
  • 仕事リストをチェックし、順序などを調整します。
  • 予定表に作業を実施する時間を確保するための予定を作成します。

以下では、時間と仕事を管理するための Tips を紹介します。

断る勇気を持つ

予定表と仕事リストをレビューする際には、それらを自分ですべて達成できるかどうか現実的に考えます。そして、実現できないことがあるとしたら、以下のような方法でその仕事や予定を断る必要があります。

  • 会議の出席依頼に「辞退」の返信をします。
  • やる必要が無くなった仕事や、自分でやらないであろう仕事は削除します。
  • 期限に間に合いそうに無い仕事については、関係者に実現可能な期日についてメールを送信し、その際にはフラグを設定しておきます。これは仕事が放置されているわけではないと伝えるために重要です。

予定表の管理

一日の予定が会議で埋まっているなら、仕事やメールを書く時間がなくなるのが現実です。その場合には仕事を他の日に実行するようスケジュールを調整します。

また、長時間かかる仕事や、どうしても期限を守らなければならない仕事があるような場合、その仕事を予定表にコピーし、その仕事を処理するための時間を予定表の上で確保します。

仕事の作成方法

予定や仕事のリストをチェックした後で、他にもやらなければならない仕事があることに気付く場合があります。その際には以下のいずれかの方法で仕事を作成します。

  • メールにフラグをつけます。
  • 仕事リストの一番上の「新しい仕事を入力してください」と表示されているエリアに仕事を入力します。
  • CTRL+SHIFT+K を押し、新しい仕事を作成します。
  • OneNote を使用している場合、OneNote でフラグを設定します。

仕事の管理する方法

仕事を管理するための Tips としては以下のようなものがあります。

  • 仕事フォルダから不要な仕事を削除します。不要不急の仕事を放置しておくと、仕事リストの利便性が下がります。
  • 終わった仕事は直ちに進捗状況を完了にし、To Do バーから削除します。
  • フラグをつけたメッセージの仕事リストでの件名を適切に設定し、何をすべきかを明確にしておきます。例えば、メールの件名が「キーボードでグループのメンバーを変更できない」だったら、「XYZ に返信」というようなものになるかもしれません。仕事の件名を変えるには To Do バーでそのアイテムをクリックし、新しい件名を入力します。ここで入力した件名は仕事リストでのみ使用され、メールの件名は変わりません。
  • 仕事に分類項目を設定します。これにより次にすべきことがはっきりし、仕事リストでも目立つようになります。
  • 仕事リストを分類項目別に並べ替え、同じような仕事や一度にできそうな仕事はまとめます。分類項目別で表示させた後、仕事アイテムをドラッグアンドドロップで別の分類項目のグループに移動すると、自動的に分類項目が設定されます。
  • 前述の通り、必要に応じて仕事を予定表にコピーし、仕事を処理するための時間を予定表の上で確保します。

なお、仕事リストの優先順位付けや管理にあまり時間を取られてはいけません。仕事の管理のために時間をかけすぎるのは本末転倒です。

時間の管理のために予定表を活用する

有効的な時間管理の一部として、メールを処理し、予定や仕事を管理し、何をすべきかをじっくり考える時間が必要です。
このような時間を予定表の定期的な予定としてスケジュールしておくことができます。そして、予定表の予定は時間の計画表として取り扱い、一度予定に仕事などを設定したら、その時間はそれに専念することを心がけます。

また、以下のような時間も確保しておくと良いです。

  • メールを処理する時間: 多数のメールを受信する場合にはそれらをまとめて処理する時間を確保することが特に重要です。たとえ重要なメールだけを受信トレイに残すようなルールを設定していたとしても、それらのメールを処理する時間は必要になります。
  • 毎朝および毎週の仕事と予定のレビュー: 予定表と仕事リストをチェックし、それらの優先順位を評価します。もし、予定表がいっぱいになっているのであれば、以下の処理を検討します。
    • 時間帯が重複している会議や予定があるなら、一つだけ残して辞退や延期をします。
    • 作業に専念する時間のスケジュールを調整します。
    • 仕事の必要性や優先順位について熟考します。
  • 上司との定期的なミーティング: 定期的に上司とミーティングすることで、自分が何をしているかを説明し、優先順位の調整を行うことができます。

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時間と仕事を管理するための毎日のレビュー」への1件のフィードバック

  1. […] 私たちのほとんどはメールを読むことが中毒のようになっています。毎朝 20 分メールを読み、次に仕事のレビューを行います。それからは自分の仕事に集中しましょう。メールを読む時間を朝夕それぞれ1回ずつに制限することで、生産性は極めて高くなります。まずは一週間、自分自身で試してみてください。 […]

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