受信トレイを管理するための 4 つの D


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Tame your Inbox with the four Ds」を参考にしています。

自動仕分けや分類項目などの設定が整ったら、受信したメッセージを管理する準備ができたことになります。受信したメッセージのうち重要なメッセージだけを受信トレイに残すことで、受信トレイのメッセージを処理するだけで必要なことをすべて完了させることできるようになります。

受信トレイのメッセージは以下の 4 つのいずれかの処理を行います。

  • Delete it – 本当に不要なものは直ちに削除します。
  • Do it – 2 分以内に処理できるものは直ちに処理します。
  • Delegate it – 転送して他の人に処理を依頼します。
  • Defer it – 自分でしなければならず、2 分以上かかるようなものは後で処理します。

以下ではそれぞれの詳細について説明します。

Delete it

本当に読む必要が無いメッセージは削除します。例えば迷惑メールなどは直ちに削除してかまわないでしょう。

Do it

2 分でできることは意外とあるものです。しかし、メッセージの処理に 2 分以上かかりそうなら、後で処理することにします。2 分の長さは人によって感じ方が違うと思われますので、ご自分で 2 分がどのくらいかというのを確認してみてください。

そして、メッセージの処理が終わったら、そのメッセージについて以下のいずれかを実施します。

  • 重要ではないメッセージなら削除します。
  • 参照用のフォルダ (「1-参照用」など) に移動します。

Delegate it

受信したメッセージが実際には自分ですべき内容のものではなく、誰かが行うべき内容である場合があります。このような場合は、実際に処理を行う人を [CC] ではなく [宛先] に入れてそのメッセージに返信します。

また、もしその後フォローが必要となるのであれば、送信前にフラグを設定します。そして、To Do バーで "@待ち" の分類項目を設定します。

Defer it

以下のような場合、すぐに処理するのではなく処理を先延ばしします。

  • 2 分以内で処理ができない場合
  • すべて読むのに時間がかかる場合
  • 対応に注意が必要な場合
  • 処理するためのほかのアプリケーションが必要な場合

後で処理するためにフラグを設定する方法

直ちにメッセージを処理できないと判断した場合には、メッセージにフラグをつけます。フラグのつけ方には以下のようなものがあります。

  • 今日中に処理しなければならない場合は、フラグの期限を今日にします。(既定ではフラグを左クリックするとこの状態になります。)
  • 期限がわかっている場合は、右クリックしてフラグの期限に特定の日付を設定します。
  • 期限が無いものの、時々参照する必要があるため簡単にアクセスできるようにしたい場合、期限をずっと先に設定して To Do バーの一番最後に表示するようにします。例えば、開始日時を 100 年後などに設定すると、常に To Do バーの最後に表示されるようになります。なお、このようなフラグを多用すると参照しづらくなるため、このフラグを設定するアイテムの数は可能な限り少なくします。
  • 短期間で処理しなければならないものは期限を [なし] にして、To Do バーの先頭に表示させるようにします。

フラグを設定する際に、追加で以下の処理もできます。

  • 適切な分類項目を設定する。
  • もしメッセージが未読のままなら既読にする。
  • 参照用フォルダに移動する。

メッセージにフラグを設定すれば、そのメッセージは To Do バーに表示されます。そのため、そのメッセージを受信トレイから別のフォルダに移動して一旦処理を完了したことにし、次のメッセージの処理に取り掛かることができます。そして、後で時間ができたら、To Do バーに戻って処理を続けます。

フラグに情報を追加する方法

メッセージの件名が処理すべきことを明確に表していない場合には、以下のいずれかの方法で必要な情報を追加します。

  • 情報量が少ない場合は、To Do バーで件名を変更します。To Do バーで変更された件名はメッセージの件名には反映されません。
  • 情報量が多い場合は、仕事アイテムを作成してメッセージをそのアイテムに添付します。本文だけを仕事アイテムにコピーしたいのであれば、メッセージを仕事フォルダにドラッグアンドドロップすると、メッセージのヘッダーと本文が自動的に本文に設定された状態の仕事アイテムが作成されます。

また、分類項目を設定することで次に必要な処理を表すこともできます。To Do バーの分類項目の色分けにより、その仕事が会社でできる (@会社) ものか、誰かの作業を待っている状態 (@待ち) か、ミーティングが必要なもの (@会議) かなどが判断できます。

先延ばしした To Do バーの仕事に取り掛かるタイミング

受信トレイのすべてのメッセージの処理を終えたら、To Do バーの仕事に取り掛かることができます。

メッセージの移動について

今すぐ処理する必要は無いものの、いずれ必要となるメッセージを受信することがあります。例えば、何らかの操作手順などです。そのようなメッセージは参照用フォルダ (「1-参照用」) に移動します。分類項目を設定することで、後で参照する際にそのメッセージを見つけやすくすることもできます。(例えば、「@プロジェクト1」などです。)

メッセージを移動するには、そのメッセージを参照用フォルダにドラッグアンドドロップします。また、ツールバーの [フォルダへ移動] ボタンやメッセージを右クリックして [フォルダへ移動] をクリックしたり、CTRL+SHIFT+V で [アイテムの移動] ダイアログを表示させたりして、移動することもできます。

 

このようにして、すべてのメッセージを処理したら、受信トレイはきれいな状態となり、予定表や仕事に集中できるようになります。

広告

コメントを残す

以下に詳細を記入するか、アイコンをクリックしてログインしてください。

WordPress.com ロゴ

WordPress.com アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Twitter 画像

Twitter アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Facebook の写真

Facebook アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Google+ フォト

Google+ アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

%s と連携中