分類項目の使い方


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Setting up Outlook 2007: Categories」を参考にしています。

Outlook 2007 の分類項目によりアイテムをさまざまな方法で管理することができます。分類項目の主な使い方としては以下の 3 つの用途をお勧めします。

  • プロジェクトまたは人
  • 固有の話題
  • 場所または行動

分類項目を取り入れることは Outlook の管理を行うことに必須というわけではありませんが、積極的に活用することで管理が楽になるでしょう。例えば、仕事アイテムで分類項目を設定することにより、今何をすべきかや、まとめて処理できる仕事は何かというようなことが簡単に判断できるようになります。

お奨めの分類項目には以下のようなものがあります。

  • 上司に関する分類項目: 上司とのミーティングに必要となるアイテムには、例えば "1:1 鈴木課長" というような名前の分類項目を設定します。
  • 場所や行動に関する分類項目: 仕事を実行する場所や処理内容に応じた分類項目を設定します。これには以下のようなものが考えられます。
    • @電子メール: 電子メールで処理するものや会議出席依頼など Outlook 2007 で実行できる仕事に設定します。
    • @通勤: 通勤途中で処理可能な仕事に設定します。
    • @自宅: 自宅で行う仕事に設定します。
    • @会議: 会議のために準備しなければならない仕事に設定します。
    • @オフライン: 紙文書のコピーなど、PC を使わずにできる仕事に設定します。
    • @オンライン: ネットワークが接続されている環境でしかできない仕事に設定します。
    • @電話: 電話をかけたり、受け取ったりしなければならない仕事に設定します。
    • @あとで読む: 読むだけで応答する必要が無いメールなどに設定します。
    • @待ち: メールの返答待ちや他の人の仕事の完了待ちなど、自分のすべきことが現時点でないものに設定します。

    上記の分類項目はすべて @ で始まりますが、これにより分類項目のリストで上のほうに表示され、目立つようになります。

  • 重要な話題やプロジェクトに関する分類項目: 特定の話題に関するメッセージなどにはそれを表す分類項目を設定します。特に、その話題に関するメールの件名や本文に共通の検索キーワードがないような場合には役に立ちます。
  • 重要なアイテム: 今日中にやらなければならず、明日まで繰り越せないようなものに設定します。

フォルダに対する振り分けとは異なり、分類項目はひとつのアイテムに複数設定することが可能です。例えば、メールの返信の前に上司に確認が必要なメールには "@電子メール" という分類項目と、"1:1 上司" という分類項目の両方を設定できます。

そして、クイック クリック分類項目には、最もよく使用する分類項目を設定しておきます。

分類項目を設定することのメリットは以下の通りです。

  • To Do バーで目立つようになる。
  • 検索が効率的にできるようになる。
  • 会議などの準備が容易になる。

注意 受信者が Outlook 2007 や Exchange Server 2007 を使用していない場合、分類項目を設定して送信したメッセージは受信者でもその分類項目が見えるようになります。したがって、送信するメッセージに分類項目を設定する際には注意が必要です。

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