フォルダーの使い方


この記事は Best Practices for Outlook 2007 の「Folders」を参考にしています。

Outlook ではフォルダを作ってメールを管理することができます。フォルダを使った管理方法にはいろいろありますが、以下のようなフォルダで管理することをお勧めします。

  • 受信トレイ
    受信トレイには自分宛に送信されたメールや、読まなければならない重要なメールなど、何らかの処理が必要なメールを保存します。もし、同じメールについて何度も返信を繰り返すことが頻繁にあるようなら、スレッド表示にすると見やすくなります。そうでない場合は既定である日付順の表示がよいでしょう。また、自分のみに送られたメッセージは色を変えて表示しておきます。
  • 参照用フォルダ
    受信トレイの下に後で参照するかもしれないメールを保存するための参照用フォルダを作成します。このフォルダにはルールでメールを移動するのではなく、自分自身で後で必要になると思ったメールだけを保存します。フォルダ名には受信トレイのすぐ下に表示されるように "1-参照用" というように 1- を先頭につけます。
    また、このフォルダは自動整理で 1 年間保持した後に保存フォルダに移動するよう設定しておきます。
    なお、このフォルダに含まれるメッセージの数があまりに多い場合、このフォルダを開くのに時間がかかるようになります。メッセージの数が 10,000 を超えるようであれば手動で整理したほうがよいかもしれません。
  • プライベート フォルダ
    このフォルダには自分自身のキャリアに関するメールや個人的なメールを保存します。このようなメールを別のフォルダに分けるのは、他の人と自分の受信トレイを一緒に見なければならない状況になった時に、メールの一覧や検索結果に個人的なメールが表示されることを防ぐためです。
    フォルダ名は "2-個人用" というようにします。
    また、管理職の方であれば、同様の理由で "3-マネジメント" というような名前で部下からのフィードバックや相談のメールなどを保存するフォルダを作ったほうがよいでしょう。
    これらのフォルダのメールも自動整理で 1 年間保持します。
  • 配布リスト用フォルダ
    配布リストやメーリングリストのように多数の宛先にまとめて送信されるメールには、必ずしも自分が読む必要の無いメールも含まれています。このようなメールで受信トレイがいっぱいになることを防ぐために、配布リスト用には別のフォルダを用意し、自動仕分けで受信トレイから移動します。
    まず、受信トレイの下に "配布リスト" というフォルダをつくり、そのサブフォルダとして配布リストごとにフォルダを作成します。通常であれば、配布リストごとにフォルダを作ればよいのですが、場合によっては複数の配布リストをひとつのフォルダにまとめたほうが都合がよいこともあります。
    なお、特定の配布リストについて送信されるメールにはすべて目を通す必要があるという場合、そのようなメールはフォルダに移動せず受信トレイに残します。
    これらのフォルダのメールは自動整理で半年またはそれよりも短い期間で保存フォルダに移動します。
  • RSS 購読フォルダ
    既定では RSS 購読はそれぞれのフィードごとにフォルダが自動的に作成され、そこに RSS 購読の記事が保存されます。特別な理由が無い限り、この設定を変える必要は無いでしょう。
    ニュースのような 1 日にいくつも記事が投稿される RSS 購読では一週間程度で自動整理したほうがよいかもしれません。また、後々参考となるような有益な情報が投稿される技術系のブログなどの RSS 購読の場合は、自動整理はしないという選択もあります。

 

検索フォルダ

検索フォルダは複数のメールまたは RSS フォルダにまたがって情報を収集するのに有用です。特にひとつのトピックが複数のフォルダに分散してしまうような場合には検索フォルダが有用でしょう。
もし、1 日に 200 通以上のメールを受信するような場合には、差出人ごとなどの検索フォルダを作っておくと目的のメールを見つけやすくなります。

お気に入りフォルダ

ナビゲーション ウィンドウの [お気に入りフォルダ] にはフォルダ ツリーから必要なフォルダだけをピックアップして表示させることができます。画面のサイズが小さい場合には、ナビゲーション ウィンドウを最小化しておいても、メールのドラッグアンドドロップの際にナビゲーション ウィンドウまでドラッグすれば、自動的にナビゲーション ウィンドウが表示されるので、お気に入りフォルダに表示されているフォルダへ移動することができます。
お気に入りフォルダには以下のようなフォルダを追加しておくことがお勧めです。

  • 受信トレイ
  • 1-参照用
  • 送信済みアイテム
  • 削除済みアイテム

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