Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック


マイクロソフトの Outlook の Online ヘルプには「Best Practices for Outlook 2007」という Outlook 2007 の便利な使い方をまとめたページがありますが、英語版のみで日本語のものはないようです。

そこで、今日はそのページの「Basic principles of good time management」の内容をご紹介します。

Outlook 2007 はメールや予定、連絡先、仕事などを管理することができるツールであり、メールなどのコミュニケーションだけでなく時間の管理にも使えるものです。時間管理のために Outlook 2007 を活用する基礎テクニックには以下のようなものがあります。

  1. メールを読む場所を減らす: 自動仕分けルールなどを活用し、読まなければならないメールを保存するフォルダを受信トレイなどに限定します。そうすることで、フォルダを切り替える手間が省けます。
  2. 不要なメールは放置する: 配布リスト向けのメールなど、すぐに読む必要が無いようなメールについては、自動仕分けのルールで配布リスト用のフォルダに振り分けます。このフォルダのメールは時間がある時や自分が関連するメールを探さなければならないときに見る時以外は放置してかまわないでしょう。
  3. 手作業で振り分けるフォルダを減らす: メールによっては今すぐ読む必要が無くても、後で参照しなければならないというものがあります。例えば何らかの作業手順が記載されているようなものです。それらを振り分ける際には細かくフォルダわけするのではなく、一箇所にまとめて必要な場合には検索を使うという方法があります。
  4. 4 つの D でメールを処理する: メールの処理方法は以下の 4 つの D のいずれかにします。
    Delete it – 削除します。
    Do it – 直ちにメールに対して返信や行動を取るか、参照用のフォルダに移動します。
    Delegate it – 転送して他の人に処理を依頼します。
    Defer it – 後で処理をするためにフラグや分類項目などを設定します。
  5. To Do リストはひとつのリストにまとめる: To Do バーを活用し、仕事と予定をまとめて管理します。
  6. 仕事をまとめてこなす: 分類項目を活用して仕事を分類し、同じような仕事はまとめて実行します。
  7. メールを書く際には適切な判断を行う: メールを書くにあたっては、自分が書いたメールが受け取り手に適切に伝わるかどうかなどを考えます。(メールを書くときの注意については今後記事にします。)
  8. 定期的に時間管理と仕事をレビューする: 毎日、あるいは週に一度など、定期的に仕事の優先順位などを見直し、時間を適切に管理します。

上記のそれぞれについては、いずれより詳しく説明しますので、お待ちください。

Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック」への1件のフィードバック

  1. […] 「Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック」の「メールを読む場所を減らす」というのは、個人的なメールと仕事のメールを混在させるべきという意味ではありません。基本的には個人的なメールと仕事のメールのアカウントは分けるべきです。ただし、使用するメールアドレスの数は少ないほうがよいでしょう。 幸いなことに、Outlook 2007 では複数のアカウントを同時に使用することが可能です (Exchange のアカウントは一つだけですが)。そのため、仕事のメール (Exchange Server) と Windows Live Hotmail (Office Outlook Connector を使用)、あるいは Gmail のアカウントなども一つのプロファイルで使用可能です。 […]

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