[リソースの設定] で [出席依頼と会議キャンセルを自動処理する] をオンにした場合の Outlook の動作について


Outlook の [ツール]-[オプション]-[初期設定]-[予定表オプション]-[リソースの設定] には [出席依頼と会議キャンセルを自動処理する] というチェックボックスがあります。これをオンにすると、あたかも Outlook が受信した会議出席依頼を処理するかのように見えますが、Exchange サーバー環境ではそのような動作にはなりません。

では、どうなるのでしょうか?

この設定を行うと、そのメールボックスの公開された空き時間情報には「メールボックスがリソースである」ということを示すフラグが付与されます。そして、会議の出席者やリソースとしてそのメールボックスを追加した場合、会議出席依頼の送信の際に Outlook はそのメールボックスに対して会議出席依頼を送信しません。その代わりに、Outlook はそのメールボックスの予定表フォルダを開き、予定アイテムを直接書き込んでしまいます。

たとえば、UserA と UserB というメールボックスがあり、UserB で [出席依頼と会議キャンセルを自動処理する] をオンにしていたとします。UserC が会議出席依頼のあて先として UserA と UserB を指定して送信した場合、Outlook は以下のような動作をします。

  1. UserB の予定表に会議出席依頼に対応する予定アイテムを直接保存します。
  2. UserA に会議出席依頼を送信します。
  3. UserC の予定表に会議の予定を保存します。

つまり、[出席依頼と会議キャンセルを自動処理する] という設定をオンにした場合に、自動処理を行うのは受信側の Outlook ではなく送信側の Outlook であり、設定を行ったメールボックスには会議出席依頼は送信されてこなくなります。

なお、[予定済みの時間帯への出席依頼は自動的に辞退する] もオンになっており、会議に重なる時間に予定が入っている場合には、1. でエラーが表示され、ほかの出席者にも会議出席依頼が送信されません。

本来、この設定は会議室やプロジェクターのように会議で使用するリソースを会議出席依頼で確保する際に、リソースのメールボックスに Outlook が常時ログオンしている必要がないようにするためのものです。Exchange Server 2003 以降ではサーバー側でリソースの会議出席依頼を処理する方法があるため、[リソースの設定] はレガシーな機能といえます。また、この設定を行うためには予定表の書き込み権限をほかのユーザーに与えなければならず、誤って直接リソースの予定表に予定を書き込むことでダブル ブッキングを招くようなこともあります。そのため、サーバーが Exchange Server 2003 以降であれば、サーバーの機能を使ったほうがよいでしょう。

ちなみに、Exchange Server 2007 の Outlook Web Access のオプションにもリソースの設定がありますが、こちらはサーバー側での会議出席依頼の処理方法を設定するものであり、Outlook のリソースの設定とは異なります。

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