カスタム フォームで作成したアイテムを To Do バーから開くと標準のフォームになる理由と回避策


仕事フォームをカスタマイズしてオリジナルのフォームを作成し、仕事フォルダに発行しておくことで、標準のフォームにない情報を管理することができるようになりますが、このようなフォームを To Do バーで開くと、カスタマイズされていないフォームで開いてしまうことがあります。不具合のように思えるかもしれませんが、これは Outlook がフォームを選択する仕様によって発生する現象です。

Outlook はアイテムを開くときに使用するフォームをメッセージ クラスというプロパティによって判断しています。例えば、メッセージ アイテムであれば IPM.Note、予定アイテムであれば IPM.Appointment、仕事アイテムであれば IPM.Task というメッセージ クラスになっており、Outlook はそのメッセージ クラスに応じて表示するフォームを選択します。

そして、カスタム フォームを作成した場合、そのフォームはオリジナルのフォームのメッセージ クラスに独自の名前を付与したものとなります。例えば、仕事アイテムをカスタマイズした場合には IPM.Task.Custom という具合です。これにより、標準のフォームとカスタム フォームが区別されたり、単にメッセージ クラスを書き換えるだけで、すでに保存したアイテムをカスタム フォームに変更するということが可能になっています。

問題は、カスタム フォームが特定のフォルダに発行されていた場合です。カスタム フォームを [アクション] メニューから開くには、そのフォームをフォルダに対して発行しますが、この場合には他のフォルダに同じメッセージ クラスのアイテムがあっても、そのカスタム フォームで開かれることはありません。例えば、Folder A と Folder B に同じ IPM.Task.Custom というメッセージ クラスのアイテムがあった場合、Folder A のアイテムは Folder A に発行されたフォームで開かれ、Folder B のアイテムは Folder B に発行されたフォームで開かれることになります。そして、もし Folder B にフォームが発行されていなければ、そのアイテムは標準のフォームで開かれるのです。つまり、To Do バーで開くとカスタム フォームが標準のフォームになってしまうのは、To Do バー自体が元のフォルダとは別のフォルダであり、そこに対してカスタム フォームが発行されていないためなのです。

では、To Do バーにカスタム フォームを発行すればよいのかというと、そうではありません。To Do バーは検索フォルダの一つなのですが、検索フォルダに対してはフォームを発行することができないのです。そのため、カスタム フォームをフォルダではなく [個人用フォーム ライブラリ] に発行します。
個人用フォーム ライブラリはその名の通り個人がフォームを管理するためのライブラリで、ここに発行したフォームはその人がアクセスできるフォルダに対して使用することが可能となります。また、その人が開いたアイテムのメッセージ クラスのカスタム フォームがフォルダに対して発行されていなかった場合、個人用フォーム ライブラリのフォームが使用されます。
ただし、フォルダに関連付けがされていないため、[アクション] メニューには表示されません。したがって、[アクション] メニューから開く必要があり、かつ To Do バーからも開く必要がある場合は、フォルダと個人用フォーム ライブラリの両方にまったく同じフォームを発行してください。

なお、以下の手順で発行済みのフォームを個人用フォーム ライブラリにコピーすることができます。フォームを更新して発行した場合は、この手順を再度実行して個人用フォーム ライブラリのフォームも更新する必要があります。

  1. [ツール]-[オプション] をクリックします。
  2. [その他] の [詳細オプション] をクリックします。
  3. [ユーザー設定フォーム] をクリックします。
  4. [フォームの管理] をクリックします。
  5. 左側の [設定] をクリックします。
  6. [フォルダ フォーム ライブラリ] を選択し、フォームを発行したフォルダをクリックして [OK] をクリックします。
  7. 右側の [設定] をクリックします。
  8. [フォーム ライブラリ] を選択し、ドロップ ダウンから [個人用フォーム] を選択して [OK] をクリックします。
  9. 左側のフォームの一覧でコピーしたいフォームの名前をクリックし、[コピー] をクリックします。
  10. [閉じる] をクリックします。
  11. すべてのダイアログを [OK] をクリックして閉じます。

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