フォルダ振り分け以外のメッセージの整理法


メッセージの整理をするというと、一般的にはフォルダを作って振り分けるというものが考えられます。特にメッセージの件名や差出人などを条件としたルールを作り、受信時にルールで自動的に振り分けるということはよく行なわれていることだと思います。

しかし、この方法による整理には以下のような問題があります。

  • 「処理済み」というようなフォルダを用意し、何らかのアクションをした後で振り分ける場合には自動仕分けが使用できない。
  • 複数の条件に当てはまるメッセージをどちらのフォルダに振り分けるか悩んでしまう。また、両方に振り分けるとメッセージが重複する。

このようなことに対応するため、Outlook 2007 にはフォルダ振り分け以外のメッセージの整理法があります。

一つは「フラグ」です。フラグが設定されてメッセージは To Do バーに表示されるので、処理しなければいけないようなメッセージにはフラグをつけることでフォルダなどに振り分けをしなくても処理が必要なメッセージがすぐにわかります。また、処理済みフォルダというものを別途用意するのではなく、最初からフォルダに振り分け、処理していないメッセージはフラグで管理するということができます。
さらに、フラグには期限の設定が可能であるため、すぐにアクションが必要でないメッセージのフラグの期限を「来週」などに設定し、フラグの期限を使って優先順位をわかりやすくすることもできます。
自分が To に入っているメッセージは何らかのアクションが必要な場合が多いので、自動仕分けで自分が To に入っているメッセージにフラグを設定するようにしておけば、重要なメッセージを見落とす可能性も低くなるかもしれません。

もう一つは「分類項目」です。メッセージに分類項目を設定すると、フォルダ内で色分けなどができるようになりますが、この分類項目の特徴として一つのメッセージに複数の分類項目を設定することができるというものがあります。
例えば、「自分宛」という分類項目と「プロジェクト A」という分類項目を同時に一つのメッセージに割り当て、「自分宛のプロジェクト A 関連メッセージ」であることが識別できるようになるのです。(「タグ」や「ラベル」と呼ばれる機能に似ていますね。)
また、検索フォルダを使用することでいくつかのフォルダに分散した特定の分類項目のメッセージをまとめて表示させることも可能です。そのため、複数の条件に合致するメッセージの整理を行う場合にはフォルダ振り分けと分類項目を併用することにより、メッセージの重複を防ぐことができ、振り分け先に悩むということも少なくなるでしょう。
なお、特定の分類項目のメッセージを表示する検索フォルダの作成手順は以下の通りです。

  1. [検索フォルダ] を右クリックし、[新しい検索フォルダ] をクリックします。
  2. [メールの整理] の下にある [分類されたメール] をクリックします。
  3. [選択(H)…] をクリックします。
  4. 検索したい分類項目の左のチェックボックスをオンにし、[OK] をクリックします。
  5. [OK] をクリックします。

 

フラグや分類項目は以前の Outlook のバージョンから存在した設定ですが、To Do バーや検索フォルダという機能により使い勝手が上がった機能といえるでしょう。これらを活用することで、よりメッセージの分類が楽になると思います。

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