多数のユーザーにパーソナライズしたメッセージを送信する


メールアドレスの変更や、住所の変更など、Outlook の連絡先に登録されているユーザーにまとめてメッセージを送りたい場合、通常では BCC を使います。これは、To や Cc だとほかの人のアドレスがわかってしまうからです。
しかし、できれば To にその人だけ、というメッセージを送ったほうが、特別な感じが出せてよい場合があります。

Outlook 2007 と Word 2007 を使用すると、以下の手順であて先と文面の一部をパーソナライズしたメッセージをまとめて送信することが可能です。

  1. Outlook 2007 で連絡先フォルダを開きます。
  2. まとめて送信したいあて先を CTRL キーを押しながらクリックして選択します。
  3. [ツール]-[差し込み印刷] をクリックします。
  4. [文書の種類] を "定型書簡"、[差し込み先] を "電子メール" とし、[メッセージの件名] に送信するメッセージの件名を入力して [OK] をクリックします。
  5. Word 2007 で新規文書作成の状態となるので、送信するメッセージの文面を入力します。このとき、[差し込みフィールドの挿入] で連絡先のフィールドを文書に追加すると、送信されるメッセージでそのフィールドが連絡先のものに自動的に置き換えられます。
    たとえば、<<姓>> というフィールドを入力し、本文に以下のように記述したとします。

    <<姓>>様
    いつもお世話になっております。

    このように作成された文面が、[姓] に "佐藤" と入力された連絡先に送信された場合、メッセージの文面は以下のようになります。

    佐藤様
    いつもお世話になっております。

  6. 文面を書き終えたら、[結果のプレビュー] をクリックし、パーソナライズされた結果が問題ないかを確認します。
  7. [完了と差し込み]-[電子メール メッセージの送信] をクリックします。
  8. [メール形式] で送信するメッセージの形式を指定し、[OK] をクリックします。

このようにすれば、受信者にはあて先に自分のアドレスのみがあり、本文にも自分の名前が書かれているメッセージが届き、あたかも一人ひとりにメッセージを送信したかのように見えます。

差し込み印刷といいつつ、実際にはメッセージを送信するというところが謎ですね。英語では Mail Merge というメニュー項目なのですが…

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