送信メッセージのフォルダ仕分けルール


コメントにて以下のような質問をいただきました。


送信時の仕訳ルールを設定しています。
仕訳ルールに該当するあて先などにメールを送信した場合、
仕訳ルールで指定したフォルダ(送信トレイの配下に作成)にメールのコピーが未読で入ります。
それと同じく、送信済みアイテムにも既読で入ります。
そこで質問です。

仕訳ルールに該当しているメールについては送信済みアイテムには入って欲しくないのですが、
そんな制御ができますでしょうか?

ちなみに仕訳ルールにないあて先などへのメールもきちんと保存しておきたいため
「ツール」→「オプション」→「メールオプション」の「送信済みアイテムフォルダにメッセージのコピーを保存する」を
チェックしている状態です。
ここをチェックしない状態で、「送信系に関わる全ての仕訳ルールに当てはまらない場合は【指定フォルダ】にメールを保存する」などの、仕訳ルールを作る方法などができれば、それでも解決になりそうなのですが、
いかがでしょうか?


ルールに合致するメールは特定のフォルダに移動し、残りは送信済みアイテムに保存するという場合、まず、[送信済みアイテム フォルダにメッセージのコピーを保存する] をオフにします。
次に、特定のフォルダに移動するルールの処理で [仕訳ルールの処理を中止する] をオンにします。こうすることにより、ルールに合致したメールについては、それ以降のルールの評価が行われなくなります。
そして、以下の手順で「すべての送信メールを [送信済みアイテム] に移動する」というルールを作成し、このルールを一番下に移動します。

  1. [ツール]-[仕訳ルールと通知] をクリックします。
  2. [新しい仕訳ルール] をクリックします。
  3. [新しい仕訳ルールを作成] をクリックし、[送信メール用に独自の仕訳ルールを作成する] をクリックして、[次へ] をクリックします。
  4. 何も選択せず、[次へ] をクリックします。
  5. すべての送信メッセージに適用されるというダイアログで [はい] をクリックします。(実際には [仕訳ルールの処理を中止する] という処理が行われたメールについては、このルールは適用されません。)
  6. [コピーを指定フォルダへ移動する] をオンにします。
  7. [指定] をクリックして [送信済みアイテム] フォルダを選択し、[OK] をクリックします。
  8. [完了] をクリックします。
  9. 作成した [送信済みアイテム] ルールをクリックし、[仕訳ルールの実行] の左隣にある↓をクリックして、このルールを一番下に移動します。

これにより、ルールに合致したメールは指定されたフォルダに移動し、それ以外のメールのみが [送信済みアイテム] に移動するようになります。
なお、注意点としては開封確認や確認ボタンなど、受信者が何らかの応答を返した際にそれを送信済みアイテムの [確認] タブでまとめて確認できるような機能は、このルールで仕訳されたアイテムに対しては行われないというものがあります。
もし、確認タブを使うような作業を行う必要があるなら、[送信済みアイテム フォルダにメッセージのコピーを保存する] の設定をオンにし、ルールで移動されたアイテムもそのコピーが送信済みアイテムにあるという状態にしてください。

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送信メッセージのフォルダ仕分けルール」への8件のフィードバック

  1. いつも本サイトを活用させていただいております。

    上記の例に似た事例で以下のようなことが仕分けにて可能か御教示下さい。
    Outlookのバージョンは2007です。

    1)前提条件
    メールは手動送信設定(メッセージを作成後「送信」ボタン押下で送信トレイにメールが一時保留され、一時保留されたメールを開いて内容確認後に、「送信」及び「送受信」ボタン押下にてメール送信)とする。

    2)実現したい動作
    送信済みアイテム内にフォルダ「123」を作成し、件名に「123」の文字列が含まれる送信メールのみを送信済みアイテム内のフォルダ「123」へ移動させる。
    また、「送信済みアイテム」フォルダの中には、件名が「123」を含むメールは保存されないようにする。

    3)仕分けルール実行結果
    送信メールの仕訳ルール(件名に「123」を含むメールを、「123」フォルダへ移動する)を作成・実行した場合、「送信」または「送受信」ボタンを押下した回数分のメールが「123」フォルダに作成されてしまう。

    また、上記より、送信メールの仕分けルールは、メールが送信されたタイミング(PCより外部へ転送された時点)でなく、「送信」または「送受信」ボタンを押下したタイミングで実行されるように見えますが、この動作は仕様でしょうか。(でしたら、上記の実現したい動作は実行不可能かと存じます)

    以上、お手数ではありますが御教示下さいますようお願い申し上げます。

    • そうですね。送信メールの仕訳ルールや ItemSend イベントは送信トレイに入る前に実行されるのが仕様でしょう。
      Outlook を Exchange サーバーのオンライン モードで使用している場合、送信トレイに入れてしまうと基本的にはサーバー側で送信処理がされるので、Outlook でルールやイベントをトリガーすることができなくなります。
      そのため、送信ルールやイベントは送信トレイに入る直前に実行されるのです。

      前提条件についてなのですが、そもそもなぜ一度送信トレイに入ったメールを保留させたいのでしょうか?
      この方法では残念ながら Outlook には1度送信して保留したメールと、内容を確認して2度目に送信したメールの区別はつきません。
      送信せずに保留させるなら下書きに保存すべきでしょう。

      • 早速の御回答をいただき感謝申し上げます。
        今後の改善策検討のヒントとなりました。

        送信トレイに保留させているのは、社内のメール利用規定で「送信トレイに一時保留されたメールを開いて内容(宛先、本文、添付に誤りがないか)を確認した後に送信すること」が義務付けられているためです。

        そもそも、作成時点・送信前にきちんと確認すれば、このような事をする必要自体がないのですが・・・

      • たとえば、最初のメール送信時には配信日時を1年後などに設定し、その後開いたメールでは配信日時を1分にして送信するというのはどうでしょうか?
        そのようなロジックならできるかもしれません。

  2. こんにちわ。
    こちらの情報を元に早速送信済みメールの振り分けを行うことができました。
    ありがとうございます。もし、次のようなことができるなら教えていただけないでしょか?

    OUTLOOK2010です。
    ・上記投稿内容「送信メッセージのフォルダ仕分けルール」の通りフォルダ振り分けを行った
    ・振り分けられた、メールが未開封となる

    これを、自動的に未開封にすることは不可能でしょうか?
    よろしくお願いいたします。

  3. マイクロソフトのサポート電話でも出来ないとの解答だったのに!ありがとうございます!

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